از یک دستیار مجازی چه انتظاری باید داشت

دستیاران مجازی می توانند با انجام وظایف عمومی و تخصصی بدون هزینه های معمول یک کارمند تمام وقت، خدمات ارزشمندی را به مشاغل ارائه دهند. با تنظیم فرآیندها و استانداردهای واضح، مدیران می‌توانند از دستیاران مجازی برای کمک به تیم‌های خود در انجام کارهای خاص‌تر استفاده کنند. در این مقاله از ایوسی، مزایایی را که می‌توانید از یک دستیار مجازی انتظار داشته باشید و نحوه دریافت آن صحبت خواهیم کرد.

دستیار مجازی چیست؟

دستیار مجازی یک دفتر یا دستیار اداری است که وظایف خود را از راه دور انجام می دهد. شما می توانید یک دستیار مجازی برای انجام کارهای اداری آنلاین عمومی مانند مدیریت تقویم ها و پاسخ دادن به ایمیل ها استخدام کنید.

بسیاری از دستیاران مجازی در زمینه خاصی تخصص دارند یا دانش گسترده ای از یک برنامه یا نرم افزار خاص دارند. آنها برای مشاغلی مفید هستند که به شخصی نیاز دارند تا گهگاه وظیفه خاصی را انجام دهد اما نیازی به استخدام کارمند تمام وقت یا پاره وقت ندارند.

به عنوان مثال، یک فروشگاه لوازم هنری محلی ممکن است یک دستیار مجازی استخدام کند تا به سؤالات موجود در ایمیل عمومی فروشگاه پاسخ دهد و لوازم سفارش دهد. از آنجایی که فروشگاه کوچک است، نیازی به کارمند منابع انسانی تمام وقت ندارد. دستیار مجازی در منابع انسانی متخصص است، بنابراین آنها با استخدام جدید و اسناد مرخصی با حقوق به فروشگاه کمک می کنند.

از آنجایی که دستیاران مجازی معمولاً پیمانکاران یا مشاغل آزاد از راه دور هستند، بسیاری از آنها کار پاره وقت را برای چندین تجارت انتخاب می کنند. آنها ممکن است ساعات کاری انعطاف پذیری داشته باشند، به این معنی که ممکن است فقط در صبح یا شب کار کنند، یا می توانند وظایف خود را در ساعات کاری عادی انجام دهند.

مطالب مرتبط: دورکاری چیست؟

خدمات دستیار مجازی

دستیارهای مجازی می توانند خدمات مختلفی را بر اساس نیاز شما ارائه دهند. در اینجا چند زمینه وجود دارد که یک دستیار مجازی می تواند دارایی ارزشمندی برای تیم شما باشد:

مدیریت ایمیل

اگر کسب و کار شما یک صندوق ورودی ایمیل عمومی دارد، یک دستیار مجازی می تواند به سازماندهی نامه های دریافتی و پاسخ به درخواست های ایمیل ساده کمک کند.

خدمات مشتری

خدمات به مشتریان یک وظیفه مهم در هر سازمانی است. یک دستیار مجازی می تواند از طریق تلفن، ایمیل یا از طریق یک سیستم پیام رسانی آنلاین به مشتریان کمک کند. آنها می توانند به سؤالات مربوط به محصول یا خدمات شما پاسخ دهند یا در صورت لزوم عیب یابی کنند.

مدیریت رسانه های اجتماعی

حضور قوی در رسانه های اجتماعی می تواند آگاهی از کسب و کار شما را افزایش دهد و درآمد بیشتری ایجاد کند. دستیار مجازی را در نظر بگیرید که در تولید محتوای رسانه های اجتماعی تخصص دارد و می تواند پست های متفکرانه و ثابتی را در حساب های آنلاین شما ایجاد کند.

برنامه ریزی رویداد

برنامه ریزی رویداد مستلزم هماهنگی خدمات و مراحل بسیاری از جمله پذیرایی، اجاره مکان و تأیید مهمانان است. یک دستیار مجازی می تواند به شما کمک کند تا خدمات مناسب را پیدا کنید و اطمینان حاصل کنید که همه رویدادهای شما به خوبی کار می کنند.

طراحی گرافیک

طراحی گرافیکی جذاب برای ایجاد مواد بازاریابی موثر مفید است. شما می توانید یک دستیار با دانش برنامه های طراحی گرافیک برای کمک به ایجاد لوگو، تبلیغات و محصولات شرکت استخدام کنید.

مرتبط:  مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال

مزایای دستیار مجازی

یک دستیار مجازی با فراهم کردن پرسنل اضافی در صورت نیاز، مانند یک کارمند موقت، به یک تجارت سود می رساند. در اینجا چند دلیل وجود دارد که چرا یک دستیار مجازی ممکن است برای سازمان شما بهتر باشد:

زمان

کارمندان شما ممکن است بخش زیادی از وقت خود را صرف انجام کارهای تکراری کنند. شما می توانید یک دستیار مجازی برای تکمیل عملکردهای ساده استخدام کنید تا تیم شما بتواند روی وظایف خاص شغل تمرکز کند.

فضا:

دستیاران مجازی به فضای فیزیکی اضافی نیاز ندارند زیرا آنها از راه دور هستند. لازم نیست در نظر بگیرید که یک کارمند اضافی کجا کار می کند.

تجهیزات

از آنجایی که یک دستیار مجازی از راه دور کار می کند، شما نیازی به تجهیزات اضافی در محل کار ندارید. دستیاران مجازی برای انجام وظایف خود از رایانه های شخصی و نرم افزارهای تخصصی خود استفاده می کنند.

هزینه

امکان استفاده از دستیار مجازی به صورت پروژه ای یا فصلی هزینه های کسب و کار شما را کاهش می دهد. می توانید مدت قراردادی را برای دستیار خود انتخاب کنید و تعیین کنید که آیا به خدمات او به صورت پاره وقت یا تمام وقت نیاز دارید.

چگونه دستیار مجازی مناسب را پیدا کنیم

فرآیند استخدام برای یک دستیار مجازی شبیه به یک کارمند معمولی است. شما ممکن است توانایی انجام مصاحبه حضوری را نداشته باشید، بنابراین توصیه می شود یک فرآیند درخواست آنلاین ایجاد کنید، از جمله:

۱. شرح شغل ایجاد کنید

از آنجایی که دستیاران مجازی می توانند وظایف مختلفی را انجام دهند، باید فهرستی از وظایف شغلی مورد انتظار ایجاد کنید. ممکن است برای شما مفید باشد که فهرستی از کارهای روزانه ایجاد کنید که برای انجام آنها به دستیار خود نیاز دارید. هر نرم افزار یا ابزاری را که به دستیار مجازی نیاز دارید، مانند پلتفرم های رسانه های اجتماعی یا مایکروسافت آفیس، بگنجانید.

۲. تست کنید

اگر یک دستیار مجازی با یک تخصص استخدام می کنید، حتما مهارت آنها را آزمایش کنید. به عنوان مثال، اگر به یک مصحح نیاز دارید، به آنها یک تست گرامر و املا بدهید. اگر می‌خواهید ایمیل‌های بازاریابی بنویسند، به آن‌ها دستور بدهید و کیفیت را تعیین کنید.

۳. مصاحبه

می توانید با دستیار مجازی خود یک مصاحبه تصویری یا تلفنی انجام دهید. حتی اگر آنها عضوی از راه دور خواهند بود، باید مطمئن شوید که آنها توانایی کار با کارمندان در فضای کاری شما را دارند. می توانید از آنها بپرسید که آیا قصد دارند ساعات کاری انعطاف پذیری داشته باشند یا در ساعات کاری عادی شما در دسترس خواهند بود. اطمینان حاصل کنید که تمام صلاحیت های آنها با نیازهای شما مطابقت دارد.

۴. قطار

برای اینکه دستیار شما موفق باشد، باید آنها را بر اساس انتظارات خود آموزش دهید. شما باید تمام آموزش‌ها را به صورت آنلاین انجام دهید، بنابراین از ابزارهای اشتراک‌گذاری صفحه نمایش رایانه و تماس‌های ویدیویی برای کمک به شما در این فرآیند استفاده کنید.

دانلود کتاب: روانشناسی آنلاین: تأثیرات فضای مجازی بر سلامت روانی افراد و راهکارهای بهبود آن فرمت: pdf حجم: ۱.۱۴ مگابایت تعداد صفحات: ۱۰۱ صفحه در این کتاب، نویسنده به بررسی تأثیرات استفاده از فضای مجازی بر سلامت روانی افراد و همچنین راهکارهای بهبود آن می‌پردازد. الان دانلود کنید!

چگونه دستیار مجازی خود را مدیریت کنیم

حفظ یک رابطه کاری خوب با دستیار مجازی مهم است. هنگام مدیریت کارمند مجازی خود به این نکات توجه کنید:

مرتب ملاقات کنید

جلسات هفتگی یا دوهفته‌ای برای پاسخ به هر سؤالی که دستیار مجازی شما دارد ایجاد کنید و پیشرفت پروژه‌های در حال انجام را بررسی کنید. با جلسات منظم، دستیار مجازی شما می تواند بیشتر بیاموزد و با نقش خود احساس راحتی کند.

مراحل خاصی را ایجاد کنید

 گاهی اوقات، توصیف وظایف به صورت آنلاین برای یک عضو تیم می تواند چالش برانگیزتر باشد. برای اطمینان از اینکه دستیار مجازی شما دقیقاً می داند چه کاری باید انجام دهد، هر کار را تا آنجا که ممکن است به تفصیل شرح دهید. یک طرح کلی واضح ایجاد کنید و از نقاط گلوله یا لیست های شماره دار برای ساده کردن آن استفاده کنید.

ارائه مستندات کامل

اسنادی را برای رویه‌های استاندارد ایجاد کنید تا درک فرآیندها آسان شود. از اسکرین شات ها در مراحل استفاده کنید تا دستیار شما یک مثال تصویری برای دنبال کردن داشته باشد.

مدیریت انتظارات

از آنجایی که دستیاران مجازی معمولاً پیمانکاران یا فریلنسرها هستند، باید توضیح واضحی از نقش، مدت قرارداد و دستمزد داشته باشید. هر گونه تغییر را در میان بگذارید و مطمئن شوید که دستیار مجازی شما قبل از ادامه کار آنها را می پذیرد.