اغلب لازم است کار یک کارمند بررسی شود و در مورد نقاط قوت و چالش های آنها بازخورد ارائه شود. بررسی‌های عملکرد، که «ارزیابی عملکرد»، «ارزیابی کارکنان» یا ارزیابی کارکنان نیز نامیده می‌شوند، به افراد این امکان را می‌دهد تا در مورد کار خود فکر کنند و اهدافی را برای بهبود تعیین کنند. در این مقاله نکاتی را برای ایجاد ارزیابی موثر کارکنان به همراه چند نمونه ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه می دهیم.
بررسی عملکرد کارکنان چیست؟
بررسی عملکرد کارکنان یک ارزیابی رسمی از عادات کاری، بهره وری، رفتار و تأثیر کارکنان بر سایر کارکنان است. هر بررسی عملکرد بر اقدامات یک کارمند در طول یک دوره خاص متمرکز است. بسته به ترجیح شرکت، می توانید این بررسی ها را به صورت سالانه، دوسالانه، سه ماهه یا ماهانه انجام دهید. بررسی ها ممکن است در یک زمان برای همه کارمندان یا بر اساس تاریخ استخدام هر کارمند برگزار شود.
ارزیابی کارکنان می تواند بر بسیاری از زمینه ها تمرکز کند، اما اصول اولیه عبارتند از:
- رعایت قوانین و استانداردهای شرکت
- حضور
- نگرش
- مهارت های ارتباطی و بین فردی
- خلاقیت
- خدمات مشتری (در صورت وجود)
- تفویض اختیار (اگر کارمند تیمی را رهبری کند)
- ثبت اهداف و ضرب الاجل ها
- بهره وری کلی
- حل مسئله
- کار گروهی
هنگام درجه بندی عملکرد یک کارمند، شرکت شما ممکن است یکی از سیستم های زیر را داشته باشد:
- درجه بندی عملکرد کارکنان با استفاده از سیستم درجه بندی (A، B، C، D، F)
- استفاده از یک نمره وزنی که بر درصدها متکی است (۶۰٪، ۷۷٪، ۹۳٪)
- امتیاز دهی به کارکنان در مقیاس (۱-۵، ۱-۱۰، ۱-۱۰۰)
شما می توانید نقدهای عملکرد را به صورت رو در رو، به صورت کتبی یا هر دو ارائه دهید. اولویت‌بندی جنبه‌های مثبت عملکرد یک کارمند را در نظر بگیرید و در صورت امکان، فرصت‌هایی برای بهبود ارائه دهید. کارمند را تشویق کنید که سوال بپرسد و خود ارزیابی خود را انجام دهد.
اهمیت ارزیابی منظم عملکرد کارکنان
ارزیابی ها به مدیریت کمک می کند تا تعیین کند کدام کارمندان را برای افزایش، ارتقا یا اخراج در اولویت قرار دهد. بررسی عملکرد می تواند به کارکنان کمک کند تا بار کاری و انگیزه خود را بر اساس نقاط قوت و فرصت های بهبود متمرکز کنند.
در نظر بگیرید که چقدر این ارزیابی ها را انجام می دهید. کارمندان ممکن است یک ارزیابی رسمی سالانه با ارزیابی‌های غیررسمی مکرر را ترجیح دهند، مانند یک «بازرسی» ماهانه، تا به آنها اطلاع دهند که چگونه کار می‌کنند. فرکانس مناسب ارزیابی ها باید به کارمند کمک کند تا در موقعیت خود احساس راحتی کند و همچنین بر موفقیت مستمر تمرکز کند.
نحوه ارائه بازخورد عملکرد مفید
| بررسی موقعیت کارمندان | گزارش عملکرد کارکنان | کمک از سایر مدیران | رسیدن به اصل مطلب | فرصت های بهبود | وضوح در گفتار | تعامل با کارمندان | پرسش شفاف | ارتباط با کارمندان | ارزیابی تکمیلی |
مهم است که ارزیابی عملکرد را به ابزاری تبدیل کنیم که کارکنان بتوانند از آن برای درک نقاط قوت و ضعف خود استفاده کنند. ۱۰ مرحله زیر به شما کمک می کند تا یک ارزیابی موثر ایجاد کنید:
۱. اطلاعات به روز در مورد موقعیت هر کارمند را نگه دارید
هنگامی که تصمیم می گیرید چگونه یک ارزیابی مناسب برای کارمندان بنویسید، بررسی را برای کارمند خاص تنظیم کنید. بخشی از این فرآیند شامل توجه به موقعیت آنها و مقایسه عملکرد آنها با آنچه شرکت از آن نقش می خواهد. هنگام نوشتن ارزیابی خود، این سوالات را از خود بپرسید:
- آیا کارمند متوجه می شود که شغل چه چیزی را به دنبال دارد؟
- آیا کارمند انتظارات را برآورده می کند، از انتظارات فراتر می رود یا در موقعیت خود عملکرد ضعیفی دارد؟
- آیا کارمند به دنبال رشد در شرکت است؟
- آیا کارمند برای موقعیت خود در ادامه تحصیل شرکت می کند؟
۲. از عملکرد کارکنان به طور منظم یادداشت برداری کنید
در آماده سازی برای بررسی عملکرد کارکنان، مواردی مانند بهره وری، کار گروهی و مهارت های بین فردی را به طور منظم یادداشت کنید. از طرف دیگر، برخی از کارفرمایان از اعضای تیم می‌خواهند که ابتدا یک خودارزیابی تهیه کنند و وظایفی را که انجام داده‌اند و موفقیت‌هایی را که در آن دوره به دست آورده‌اند، تشریح کنند. اغلب برای یک کارمند به خاطر سپردن جزئیات خاص در مورد کار خود آسان تر از یک مدیر است، به خصوص فردی که بر چندین نفر نظارت می کند. به این ترتیب، مقایسه یادداشت های خود در حین بررسی می تواند مفید باشد.
۳. درخواست اطلاعات از مدیران دیگر
قبل از نهایی کردن ارزیابی کارمندان، در صورت وجود، باید از مدیران یا سرپرستان دیگر درباره کارمند بپرسید. سوالاتی که ممکن است بپرسید عبارتند از:
- کارمند چقدر خوب با او کار می کند و ارتباط برقرار می کند؟
- به عنوان مثال، کارمند چگونه با دستورالعمل های شرکت و حضور و غیاب همراهی می کند؟
- آیا فکر می کنید کارمند انتظارات را برآورده می کند و می داند که چگونه کار خود را انجام دهد؟
- در صورت وجود، کارمند چگونه با مشتریان رفتار می کند؟
- کارمند در چه زمینه هایی سرآمد است؟ نقاط قوت آنها چیست؟
- کارمند در چه زمینه هایی می تواند پیشرفت کند؟ چگونه می توانیم به بهبود آنها کمک کنیم؟
- آیا جزئیات دیگری در مورد عملکرد کاری کارمند دارید که می خواهید در آن مشارکت داشته باشید؟
- آیا افزایش، ترفیع، اخطار یا اخراج را در صورت لزوم توصیه می کنید؟
۴. به اصل مطلب برسید
زمانی مدیران تشویق شدند تا انتقادات بالقوه را بین بازخورد مثبت قرار دهند . این تکنیک که به عنوان “ساندویچ کردن” شناخته می شود، بسیار منع شده است. کارمندان از طریق آن می بینند. هنگامی که به عنوان راهی برای کاهش بازخورد منفی استفاده می شود، تمجید رقیق می شود. همچنین تأخیر در امر اجتناب ناپذیر هم برای بازبین و هم برای کارمند اضطراب ایجاد می کند. اگر بازخورد منفی ارائه می دهید ، مستقیم باشید.
۵. به فرصت های بهبود توجه کنید
هر انتقادی که به یک کارمند در مورد کارش می کنید باید شامل نکاتی در مورد چگونگی پیشرفت آن کارمند باشد. پیشنهادات برای بهبود اغلب به اندازه توجه به نکات مثبت مهم هستند و می‌توانند جهت‌گیری محکمی برای هدف‌گذاری ارائه دهند.
۶. از زبان واضح و کاربردی استفاده کنید
هنگام ارزیابی عملکرد یک کارمند، از استفاده از عباراتی مانند “خوب”، “عالی” یا “ضعیف” خودداری کنید، زیرا این عبارات اغلب خیلی کلی هستند. در عوض، از کلمات و عبارات عملی خاص مانند:
- اختصاص می دهد: “این کارمند تخصیص می دهد …”
- کمک می کند: “این کارمند به همکاران کمک می کند …”
- تشویق می کند: “این کارمند هم تیمی ها را تشویق می کند…”
- انگیزه می دهد: “رهبر به همه اعضای تیم انگیزه می دهد.”
- می‌داند: «این کارمند تمام جنبه‌های کار را می‌داند».
به‌علاوه، باید هر گونه اطلاعاتی را فهرست کنید که نشان می‌دهد فردی که بررسی عملکرد را دریافت می‌کند، بهره‌وری را به میزان مشخصی بهبود داده یا نتایج مثبت خاصی را ایجاد کرده است.
۷. درخواست گفت و گو کنید
دریافت بازخورد از کارمندی که در حال ارزیابی آن هستید در طول بررسی عملکرد ضروری است. برای اینکه یک مکالمه سازنده باشد، کارمند باید در طول این ارزیابی ها بیشتر صحبت کند.
بخشی از چالش بررسی عملکرد ممکن است ناشی از تصور کارمند باشد که این ارزیابی یک طرفه است. اگر بیشتر یا همه صحبت‌ها را انجام دهید، کارمندان ممکن است احساس کنند که دارید آنها را سرزنش می‌کنید و می‌توانند به بررسی پاسخ منفی دهند. از کارمندان سؤال بپرسید و از آنها بخواهید در مورد راه هایی که می توانند پیشرفت کنند و آنچه در شغل خود دوست دارند صحبت کنند. همچنین می توانید آنها را تشویق کنید تا اهداف خود را برای موقعیت خود تعیین کنند.
اگر کارمند خود ارزیابی ارائه کرده است، به نظرات و نگرانی های او توجه کنید. به فرصتی برای آنها احترام بگذارید تا در مورد عملکرد خود در محل کار فکر کنند. ممکن است یاد بگیرید که آنها مایلند آموزش های اضافی، فرصت های جدید یا مراحل دیگری را برای کمک به رشد در شرکت داشته باشند.
۸. سوالات درست بپرسید
ارزیابی عملکرد هرگز نباید یک طرفه باشد. آنچه کارمند باید بگوید به همان اندازه مهم است که شما با او به اشتراک می گذارید. سوالاتی بپرسید که به کارمند اجازه می دهد بازخورد بدهد و با شما باز باشد. ممکن است در نظر داشته باشید که سوالاتی مانند:
- چه اهدافی برای سال آینده دارید؟
- به کدام دستاورد(های) سال گذشته بیشتر افتخار می کنید؟
- چه موانعی بر سر راه شما برای رسیدن به اهدافتان وجود دارد؟
- در مورد جایگاه خود در تیم چه احساسی دارید؟
- چگونه می توانم به عنوان مدیر شما پیشرفت کنم؟
۹. به طور منظم با کارمند ارتباط برقرار کنید
شما می توانید با تعامل منظم با کارمند بین ارزیابی ها، به کاهش استرس فرآیند بررسی عملکرد کمک کنید. این مکالمات می تواند شامل بررسی عملکرد غیررسمی یا کلمات تشویقی منظم باشد. اگر کارمند روزانه با شما صحبت کند، ارزیابی عملکرد آنها و پذیرش انتقاد شما برای شما آسان تر خواهد بود.
۱۰. ارزیابی را با مراحل بعدی تکمیل کنید
قبل از پایان جلسه ارزیابی، مطمئن شوید که شما و کارمند مراحل بعدی را درک کرده اید. تعریف یک برنامه اقدام ضروری است. کارمند دقیقاً چه کاری باید انجام دهد تا بهبود یابد؟ این مراحل چگونه اندازه گیری خواهند شد؟ به عنوان یک مدیر، برای کمک به موفقیت کارمند چه خواهید کرد؟
 دانلود کتاب: راهنمای کارمند نمونه: چگونه بهترین باشید و در کارتان موفق شوید |
نمونه های ارزیابی عملکرد کارکنان
در زیر چند نمونه از ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد که به شما کمک می کند تا خود را بسازید:
کارمند فراتر از انتظارات است
مثال ۱
پدرام به عنوان رهبر تیم محتوای وب فراتر از انتظارات است. او وظایف مناسب را به نویسندگان تیمش محول می کند، به طور منظم با آنها ارتباط برقرار می کند و با افتخار مدیریت دستاوردهای هم تیمی هایش را به روز می کند. تحت رهبری او، ما به طور مداوم محتوای وب تولید کرده ایم و ترافیک وب سایت خود را ۳۰ درصد در طول نه ماه گذشته افزایش داده ایم.
به عنوان یک هم تیمی، پدرام نه تنها خود را به عنوان یکی از برترین حل کننده های مشکل ما تثبیت کرده است، بلکه به یک عیب یاب قابل اعتماد تبدیل شده است. او به طور مداوم به دنبال بهبود فرآیندهای ما است و راه حل هایی برای بهبود کارایی پیدا می کند. اکنون، نویسندگان تیم او درک واضح‌تری از آنچه از آنها انتظار می‌رود دارند و می‌توانند محتوا را طبق یک برنامه منظم منتشر کنند.
مثال ۲
محسن در نقش خود به عنوان سرپرست فراتر از انتظارات بوده است. او به هم تیمی های کم تجربه راهنمایی می کند، با همه هم تیمی ها رابطه برقرار کرده و روابط همکاری را در تیم خود ارتقا می دهد.
محسن در بحران نیز قابل اعتماد است. در صورت نیاز، او راه‌حل‌های خلاقانه‌ای پیدا می‌کند و زمانی که کسی غایب است قدم می‌گذارد تا مطمئن شود که جریان تولید تیمش ثابت می‌ماند.
کارمند انتظارات را برآورده می کند
مثال ۱
مجتبی تمام الزامات تیم توسعه محصول را برآورده کرده است. او به موقع می رسد و از نزدیک به استانداردهای شغلی و شرکتی پایبند است. با این حال، بر اساس برخی از ورودی های همکارانش، گیل تنها متعهد به انجام حداقل های مورد نیاز است و تمایل دارد به دنبال جهت گیری از هم تیمی های خود باشد.
مایلیم در آینده شاهد ابتکار عمل بیشتری باشیم. در حالی که پرسیدن سوالات نشان می دهد که مجتبی تمایل به برقراری ارتباط با تیم خود دارد، او باید زمان بیشتری را برای انجام تحقیقات مستقیم و اعمال مفاهیم جدید در کار خود اختصاص دهد.
مثال ۲
میثم تمام الزامات تیم فروش را برآورده کرده است. او با مشتریان صمیمی است و تلاش می کند تا به مشتریانی که به کمک نیاز دارند رسیدگی کند. با این حال، دویل یک تعهد حداقلی فراتر از آن نشان می دهد.
در آینده، مایلیم ببینیم که میثم به مشتریان پیشنهادات ویژه بیشتری ارائه می دهد و تلاش بیشتری برای معرفی بیشتر معاملات، فروش و محصولات خود به مشتریان می کند.
کارمند نمی تواند انتظارات را برآورده کند
مثال ۱
جلال فاقد مهارت های ارتباطی مورد نیاز برای شغلش است. او به ندرت با هم تیمی های خود ارتباط برقرار می کند، به نظر از سرپرست خود دور است و اغلب از برخورد مستقیم با مشتریان خودداری می کند.
ارتباط جزء کار بیل است. او یا برای بهبود مهارت های ارتباطی خود به مربیگری نیاز دارد یا باید تلاشی مستقل برای بهبود نحوه واکنش خود به همکاران و مشتریان انجام دهد. اگر جلال از انجام این تلاش ها امتناع کند، در خطر رها شدن است.
مثال ۲
وحید با حضور و غیاب مشکل دارد. او به ندرت سر وقت سر کار می آید اما قبل از پایان شیفت کاری خود را ترک می کند. در نتیجه تأخیر او، تیم او اغلب در صبح زود کوتاه می آید. اگر وحید حضور و غیاب خود را بهبود ندهد، طبق دستورالعمل های شرکت در خطر فسخ قرار دارد.