۶ روش آموزش مدیریت زمان

مدیریت زمان جزء مهمی از بهره وری کلی شما در محل کار است. دانستن اینکه چگونه زمان خود را در محل کار مدیریت کنید می تواند استرس را کاهش دهد، بازده را افزایش دهد و توانایی شما را برای عملکرد موثر بهبود بخشد. سرمایه گذاری در آموزش مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند تا جنبه های اساسی مدیریت موفقیت آمیز زمان خود را بیاموزید و توانایی خود را برای انجام کارهای بیشتر هر روز افزایش دهید.

در این مقاله از ایوسی به اهمیت مدیریت زمان و بهترین روش ها و نکات آموزشی مدیریت زمان می پردازیم که امروزه می توانید پیاده سازی کنید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان توانایی برنامه ریزی و تکمیل فعالیت ها و وظایف خود به موقع و سازنده است. وقتی در مدیریت زمان مهارت داشته باشید، می توانید به طور موثر تصمیم بگیرید که چه مقدار زمان برای هر کار اختصاص دهید تا بتوانید هر روز کارهای بیشتری انجام دهید. هرچه در مدیریت زمان بهتر باشید، کارآمدتر در کار خواهید بود.

بیشتر بخوانید: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال

چرا مدیریت زمان مهم است؟

مدیریت زمان مهارتی است که می تواند بسیاری از جنبه های زندگی کاری شما را بهبود بخشد. این می تواند به شما کمک کند تا کارایی و اثربخشی بیشتری داشته باشید، زیرا به شما امکان می دهد کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید. مزایای اضافی یادگیری و گنجاندن مهارت های مدیریت زمان در زندگی کاری شما عبارتند از:

• بهره وری بیشتر
• کاهش استرس
• بهبود شهرت حرفه ای
• توانایی تقویت شده برای تمرکز برای مدت زمان طولانی تر
• افزایش توانایی تصمیم گیری
• وقت آزاد بیشتر
• سطح بالاتری از خود انضباطی
• فرصت های بیشتر برای رشد و پیشرفت حرفه ای

بهترین شیوه های مدیریت زمان

در حالی که ممکن است در ابتدا اجرای این شیوه ها چالش برانگیز باشد، اما هرچه بیشتر روی آن کار کنید، آسان تر می شود و هر روز کارهای بیشتری انجام خواهید داد. در اینجا شش مورد از بهترین شیوه هایی که می توانید برای بهبود موثر مدیریت زمان خود در محل کار استفاده کنید آورده شده است:

۱. زمان صرف شده برای هر کار را پیگیری کنید

استفاده بهینه از زمان با درک نحوه گذراندن وقت خود در هر روز آغاز می شود. میزان زمانی را که برای هر کار صرف می‌کنید و چقدر برای کارهایی که بهره‌وری شما را در محل کار افزایش نمی‌دهند، ردیابی کنید. پس از یک هفته ردیابی زمان خود، ایده خوبی از حوزه هایی که باید روی آنها کار کنید و نحوه بهبود مدیریت کلی زمان خود داشته باشید.

۲. برای هر روز فهرستی از کارها ایجاد کنید

ایجاد یک برنامه ساختاریافته برای هر روز می تواند به شما کمک کند تا درک بهتری از آنچه باید انجام دهید و گام های عملی برای انجام وظایف خود بردارید. هر روز را با ایجاد فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید و اقداماتی که برای تکمیل آنها باید انجام دهید، شروع کنید.

۳ . اهداف خود را مشخص کنید و به آنها پایبند باشید

شناسایی اهداف کاری خود، چه بزرگ و چه کوچک، می تواند به شما درک روشنی از اینکه باید زمان خود را در هر روز متمرکز کنید، به شما می دهد. به عنوان مثال، اگر هدف شما این است که یک پروژه را تا پایان هفته به پایان برسانید، هدف کلی و اهداف کوچکتر را بنویسید که منجر به اتمام پروژه در زمان مقرر می شود.

مطالب مرتبط: ۱۰ نکته برای هدف گرا بودن در محل کار

۴. ابتدا مهم ترین کار را انجام دهید

هنگام تهیه لیست کارهای خود، رتبه بندی کارها را از مهم ترین به کم اهمیت ترین کارها در نظر بگیرید. مهم‌ترین وظایف را انجام دهید، مانند کارهایی که نزدیک‌ترین ضرب‌الاجل‌های قریب‌الوقوع را دارند. این فرآیند می تواند به شما کمک کند زمان خود را به طور مؤثرتری متمرکز کنید تا مطمئن شوید که زمان کافی برای انجام حیاتی ترین وظایف به موقع و با کیفیت بالا باقی می گذارید.

۵. هر زمان که می توانید تفویض اختیار کنید

واگذاری وظایفی که نیازی به تکمیل آنها ندارند و در غیر این صورت زمان ارزشمندی را از شما می گیرند، می تواند مدیریت زمان شما را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد. به عنوان مثال، اگر برای تکمیل یک پروژه نیاز به ایجاد یک صفحه گسترده دارید، و می‌دانید که شخص دیگری در تیم شما کارآمدتر و توانایی ایجاد صفحات گسترده‌تر است، دادن این وظیفه به آنها می‌تواند به شما اجازه دهد تا روی کارهای مهم‌تری تمرکز کنید.

۶ . استراحت های کوتاهی داشته باشید

استراحت های کوتاه در طول روز کاری می تواند به شما کمک کند تا انگیزه داشته باشید و به مغزتان استراحتی بدهد که برای ادامه بهره وری نیاز دارد. سعی کنید تایمر را برای ۳۰ دقیقه تنظیم کنید و تا زمانی که تایمر شما خاموش شود کار کنید. سپس، پنج دقیقه به خود استراحت دهید تا پاهای خود را دراز کنید و آب بنوشید. انجام این کار به طور مداوم در طول روز می تواند بسیار موثرتر از کار سخت برای مدت طولانی باشد، فقط برای اینکه خود را بیش از حد خسته یا بی انگیزه برای به پایان رساندن روز به طور موثری بیابید.

بهترین روش ها برای آموزش مدیریت زمان

روش های مختلفی وجود دارد که در آن مدیران می توانند به کارکنان خود در یادگیری مهارت های مدیریت زمان موثر کمک کنند. شما به عنوان یک کارمند می توانید خود را در مورد مدیریت زمان آموزش دهید تا در محل کار بهره وری بیشتری داشته باشید. در زیر چند راه برای آموزش کارمندان یا خودتان در مورد نحوه مدیریت بهتر زمان در محل کار آورده شده است.

تکنیک های اولویت بندی را به کارکنان خود آموزش دهید

توانایی اولویت بندی وظایف جزء اصلی مدیریت موثر زمان است. شما می توانید با پیاده سازی تکنیک ها و ابزارهایی که به آنها در تعیین اولویت یک کار کمک می کند، به کارمندان خود کمک کنید تا بهتر بفهمند کدام وظایف را باید در اولویت قرار دهند. به عنوان مثال، می توانید از برنامه ای استفاده کنید که به شما امکان می دهد وظایفی را به کارمندان اختصاص دهید و سطح اولویت را برای هر کار نشان دهید.

کارمندانی را که به کمک مدیریت زمان اضافی نیاز دارند کوچ کنید

توانایی های مدیریت زمان کارکنان خود را ارزیابی کنید و کسانی را که ممکن است به کمک اضافی نیاز داشته باشند شناسایی کنید. برای ارائه راهنمایی های بیشتر و پاسخ به سؤالات، برنامه ریزی یک به یک با آن کارمندان را در نظر بگیرید. همچنین می توانید یک برنامه مربی بین کارمندانی که در مدیریت زمان و سایر مهارت های ضروری عالی هستند راه اندازی کنید تا به آموزش افرادی که نیاز به کمک بیشتری دارند کمک کند.

مهارت های مدیریت زمان موثر را مدل کنید

کارمندان شما اغلب با مشاهده رهبران خود، شیوه های خوب و نحوه عملکرد در محل کار را یاد می گیرند. با نشان دادن منظم مهارت های مدیریت زمان موثر خود، نمونه ای از آنچه از کارگران خود انتظار می رود ارائه می دهید. به عنوان یک کارمند، می توانید به رهبران خود برای یافتن راه هایی برای بهبود مدیریت زمان خود نگاه کنید. مدیری را پیدا کنید که مدیریت زمان موثر و بهره وری بالایی از خود نشان دهد و سعی کنید استراتژی های او را در روز کاری خود پیاده سازی کنید.

تشویق به برگزاری دوره های آموزشی مدیریت زمان

چندین دوره آموزشی مدیریت زمان در دسترس است و بسیاری از آنها آنلاین و مقرون به صرفه یا رایگان هستند. به عنوان یک مدیر، می توانید کارمندان خود را تشویق کنید تا در یک دوره آموزشی مدیریت زمان شرکت کنند و چند پیشنهاد برای بهترین دوره موجود به آنها ارائه دهید. به عنوان یک کارمند، هر هفته چند ساعت در یک دوره آموزشی مدیریت زمان سرمایه گذاری کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد.

مرتبط: ۵ نقش و مسئولیت یک رهبر تیم

نکات آموزشی مدیریت زمان

وقتی مهارت های مدیریت زمان موثر در محل کار به کار گرفته شود، هم مدیران و هم کارکنان می توانند سود ببرند. چه کارفرما یا کارمند باشید، نکات زیر می تواند به شما در بهبود مدیریت زمان در محل کار و افزایش بهره وری کمک کند.

• برای کارهایی که هر روز باید انجام شوند، انتظارات روشنی تعیین کنید.
• برای هر پروژه یک جدول زمانی اجرا کنید و به آن پایبند باشید.
• از ممیزی زمان استفاده کنید تا ببینید از زمان کارمندان شما بیشتر استفاده می شود.
• تعیین کنید که آیا ابزارهای برنامه ریزی پروژه فعلی به مدیریت زمان کمک می کنند یا خیر.
• زمان‌های مشخصی را برای زمانی که برای جلسات در دسترس نیستید تنظیم کنید.
• عوامل حواس پرتی را محدود کنید

• هر هفته به خود یا کارمندانی که به اهداف کاری خود می رسند، پاداش دهید.