چگونه یک دفتر در خانه راه اندازی کنیم

افراد بیشتری نسبت به قبل در خانه کار می کنند، بنابراین راه اندازی دفتر خانگی که برای شما مناسب باشد مهم تر از همیشه است. بر اساس داده های بررسی شده توسط اداره آمار کار ایالات متحده، تغییر موقت بسیاری از مشاغل به دورکاری در حال حاضر دائمی شده است.

راه اندازی دفتر خانه ای که دوست دارید به شما امکان می دهد محیط اطراف خود را شخصی سازی کنید تا هم انگیزه و هم بهره وری را افزایش دهید و به شما کمک کند در طول روز متمرکز بمانید. در این مقاله از ایوسی، ما چهار مرحله ساده برای راه‌اندازی دفتر کار خانگی ایده‌آل و تجهیزات مورد نیازتان را توضیح می‌دهیم، به علاوه نکاتی را برای بهبود بهره‌وری در هنگام کار در خانه ارائه می‌کنیم.

دفتر کار خانگی چیست؟

دفتر خانه فضایی است که در خانه شما برای کار تعیین شده است. راه اندازی یک دفتر کار خانگی به شما این امکان را می دهد که در یک منطقه اختصاصی و بدون حواس پرتی کار کنید. حتی اگر فقط گاهی اوقات از خانه کار می کنید، ایجاد یک فضای کاری در خانه شما می تواند مفید باشد. همچنین در صورت کار تمام وقت در منزل، امکان دریافت کسر مالیات نیز وجود دارد.

بیشتر بخوانید: پرسش و پاسخ: دورکاری چیست؟

چگونه دفتر خانه خود را راه اندازی کنیم

در اینجا چند مرحله اساسی برای کمک به راه اندازی دفتر خانه خود آورده شده است:

۱. لیستی از تجهیزات مورد نیاز خود تهیه کنید

فهرستی از تجهیزاتی که برای کار از خانه نیاز دارید تهیه کنید. تجهیزات مورد نیاز شما به نوع کاری که انجام می دهید بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر به عنوان یک طراح گرافیک کار می کنید، ممکن است به یک میز برای کامپیوتر خود و یک میز یا میز اضافی برای طراحی نیاز داشته باشید. اگر حسابدار یا دستیار اداری هستید، ممکن است به یک کابینت بایگانی نیاز داشته باشید.

در اینجا مواردی وجود دارد که ممکن است برای دفتر خود نیاز داشته باشید:

• کامپیوتر
• میز کار
• اتصال اینترنت
• صندلی
• تلفن محل کار
• چاپگر
• درایو پشتیبان
• هدست
• کاغذ خرد کن

کارفرمای شما می تواند تجهیزاتی مانند لپ تاپ در اختیار شما قرار دهد، اما احتمالاً باید بیشتر لوازم خود را خریداری کنید. با کارفرمای خود مشورت کنید تا ببینید آیا آنها تجهیزاتی را برای دفتر خانه شما ارائه می دهند یا اینکه نیاز به ترتیب دادن خود دارید.

۲. یک فضای کاری تعیین شده را انتخاب کنید

یک منطقه یا اتاق آرام را برای دفتر کار خود انتخاب کنید، به خصوص اگر هم اتاقی، خانواده یا حیوانات خانگی دارید. یک منطقه آرام، حریم خصوصی مورد نیاز برای تمرکز بر روی کار خود را در طول روز به شما می دهد. در صورت امکان، اتاقی با در انتخاب کنید تا سر و صدایی که از اتاق های دیگر در محل زندگی شما می آید را محدود کنید، به خصوص اگر اغلب از طریق تلفن ارتباط برقرار می کنید.

۳. عناصر سبک را اضافه کنید

با افزودن آثار هنری، گیاهان یا عکس، فضای کاری خود را شخصی سازی کنید. افزودن این عناصر می تواند به شما کمک کند هنگام کار احساس راحتی بیشتری داشته باشید. آثار هنری روشنی را انتخاب کنید که به شما کمک کند احساس انرژی کنید و لوازم خود را در ظروف متناسب با سبک خود ذخیره کنید. اگر از پیام‌های ویدیویی استفاده می‌کنید یا از مشتریان میزبانی در دفتر کار خود استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که سبک حرفه‌ای و دعوت‌کننده است.

۴. فضای کاری خود را سازماندهی کنید

مرتب نگه داشتن دفتر کار خانه راهی عالی برای حفظ بهره وری شماست. حرکت به سمت گزینه های بی سیم مانند ماوس و صفحه کلید بی سیم را در نظر بگیرید تا سیم ها را کاهش داده و فضای کاری خود را شلوغ کنید. اگر فایل های کاغذی زیادی دارید، یک کمد بایگانی تهیه کنید تا اسناد روی میزتان انباشته نشود.

پوشه های رنگی برای صرفه جویی در وقت خود در شناسایی اسناد مورد نیاز. به عنوان مثال، اگر به عنوان یک مدیر بازاریابی از راه دور کار می کنید، می توانید پوشه های خود را رنگی کنید تا تشخیص دهید کدام اسناد برای مشتریان فعال هستند. سعی کنید هر مشتری فعال را با نام یا نام خانوادگی آنها حروف الفبا کنید و از برگه همرنگ به عنوان پوشه برای جداسازی اسناد استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: بهترین ایده های سازماندهی دفتر خانگی

نکاتی برای دفتر خانه شما

در اینجا چند پیشنهاد وجود دارد که به شما کمک می کند محیط اداری خانه خود را بهتر کنید:

از سطوح روشنایی مناسب استفاده کنید

نور طبیعی فراوان می تواند فشاری را که در حین کار به چشمانتان وارد می کنید کاهش دهد. اگر گزینه های کمی با نور طبیعی دارید، مطمئن شوید که نور کافی برای دیدن درست دارید. اگر نیاز به خواندن اسناد کاغذی دارید، علاوه بر چراغ میز، یک چراغ بالای سر خوب نیز داشته باشید. نورپردازی شما باید مستقیماً بالای سر یا پشت رایانه شما باشد تا تابش خیره کننده کاهش یابد.

یک میز ایستاده بگیرید

میزهای ایستاده در حال تبدیل شدن به یک جایگزین محبوب برای میزهای معمولی هستند. اگر می توانید، یک میز قابل تنظیم پیدا کنید که به شما امکان می دهد بین ایستادن و نشستن متناوب باشید. جابجایی بین ایستادن و نشستن می تواند تمرکز شما را بهبود بخشد. اطمینان حاصل کنید که برای جلوگیری از کشیدگی عضلانی، به آرامی به ایستادن برای مدت طولانی تبدیل می‌شوید.

بی نظمی را از بین ببرید

به هم ریختگی می تواند باعث حواس پرتی شود و باعث از دست دادن تمرکز شما شود. با تمیز کردن منظم فضای کاری خود، می توانید سطح بهره وری خود را بالا نگه دارید. حداقل هفته ای یکبار میز خود از جمله کامپیوتر، ماوس و صفحه کلید را کاملا گردگیری کنید و تمیز کنید. لوازم اداری خود را در ظروف و کشوهای اختصاصی نگهداری کنید. اسناد کاغذی را بررسی کنید و اسنادی را که نیازی به دسترسی سریع به آنها ندارید را بایگانی کنید. همچنین می توانید با مرتب کردن صندوق ورودی ایمیل خود و ایجاد یک سیستم فایل الکترونیکی که به راحتی قابل پیمایش است، رایانه خود را شلوغ کنید.

یک فضای اختصاصی برای وسایل شخصی در نظر بگیرید

فضایی را برای هر وسیله شخصی تعیین کنید تا تمایلی به بررسی آنها در حین کار نداشته باشید. آنها را در مکانی دور از دسترس نگه دارید تا وسوسه نشوید که به آنها نگاه کنید و اعلان ها را خاموش کنید. فقط در زمان استراحت اختصاصی از تلفن خود استفاده کنید. همچنین مهم است که از استفاده از رایانه برای مقاصد شخصی خودداری کنید، که می تواند کار شما را کند کند. به جای بررسی رسانه های اجتماعی یا سایت های خبری، فقط در باز نگه داشتن برگه های مربوط به کار در اینترنت کوشا باشید.

گیاهان را اضافه کنید

افزودن یک یا دو گیاه به دفتر کارتان می‌تواند آن را روشن‌تر نشان دهد و باعث می‌شود احساس انرژی بیشتری کنید. گیاهانی را انتخاب کنید که فقط فضای کمی را اشغال می کنند و به حداقل مراقبت نیاز دارند، مانند ساکولنت ها یا گیاهان عنکبوتی. باید آنها را در فضایی قرار دهید که نور زیادی داشته باشد.