فرآیند استخدام در ۷ مرحله (به علاوه نکات)

فرآیند استخدام به مراحلی اشاره دارد که شرکت ها هنگام تعیین محل و انتخاب نامزدهای جدید انجام می دهند. یک فرآیند استخدام موثر برای مشاغلی که خواهان بهترین نامزدها برای موقعیت های باز هستند ضروری است. اگر در زمینه منابع انسانی کار می کنید، مهم است که بدانید چگونه استخدام را بهینه کنید.

در این مقاله از ایوسی، به تعریف استخدام می پردازیم، هفت مرحله در فرآیند استخدام را فهرست می کنیم و نکاتی را برای استخدام بهترین کاندیداها ارائه می دهیم.

مطالب مرتبط: ۱۲۵ پرسش و پاسخ متداول مصاحبه شغلی (همراه با نکات)

استخدام چیست؟

استخدام فرآیند یافتن و استخدام کارکنان واجد شرایط برای پر کردن موقعیت های باز در یک شرکت است. استخدام اغلب توسط یک استخدام کننده، بخش منابع انسانی، مدیر استخدام یا مدیر بخش انجام می شود.

شخص یا بخشی که بر استخدام نظارت می کند می تواند به اندازه، ساختار و نیازهای شرکت بستگی داشته باشد. شرکت‌های بزرگ معمولاً بخش‌هایی برای استخدام دارند که نقش اصلی آنها ایجاد آگهی‌های شغلی و دستیابی به نامزدها است.

در شرکت های کوچکتر، مدیران بخش ممکن است مستقیماً مسئول استخدام افراد جدید خود باشند یا ممکن است توسط مالک تکمیل شود. فرآیند استخدام شامل هر مرحله از به دست آوردن کارمندان جدید، از برنامه ریزی مواردی که باید در یک آگهی شغلی گنجانده شود تا فرآیند مصاحبه را شامل می شود.

مطالب مرتبط: منابع انسانی: تعریف و نحوه کار

۷ مرحله فرآیند استخدام

در اینجا هفت مرحله برای یک فرآیند استخدام موثر آورده شده است:

۱. برنامه ریزی

در مرحله برنامه ریزی، شما تعیین می کنید که چه موقعیت هایی باید پر شوند و شرح شغل را برای هر موقعیت ایجاد می کنید. شرح شغل شامل وظایف و مسئولیت هایی است که از یک کارمند انتظار می رود انجام دهد و چه صلاحیت ها و تجربه هایی برای انجام کار لازم است.

شما شرح شغل را از طریق ترکیبی از ورودی و تجزیه و تحلیل مدیریت ایجاد می کنید تا تعیین کنید که آیا یک موقعیت دائمی است، تمام وقت یا پاره وقت، الزامات و آموزش برای تکمیل وظایف شغلی، پاداش و ارزیابی عملکرد.

مشخصات شغلی جزئیات موقعیت را مشخص می کند. شما باید محل رتبه بندی نقش در سازمان و مسیرهای شغلی بالقوه برای کارکنان را درج کنید. مشخصات شغلی همچنین باید هر گونه تجهیزاتی را که کارمند باید استفاده کند ذکر کند.

توصیف نیازهای عاطفی، رفتاری، فیزیکی و ذهنی برای برآورده ساختن مؤثر انتظارات کاری مهم است. این سند می‌تواند به شما کمک کند تا مشخص کنید در یک نامزد ایده‌آل به دنبال چه چیزی باشید، چگونه باید به جذب نیرو بپردازید و چه چیزی را در یک بسته جبرانی گنجانده باشید.

مرتبط: چگونه یک برنامه کاری روزانه بسازیم + دانلود فرم برنامه ریزی

۲. توسعه استراتژی

استراتژی استخدام نشان می دهد که چگونه می توانید نامزدهایی را برای پر کردن موقعیت پیدا کنید. در این مرحله، تیم استخدام تعیین می کند که آیا انتظار می رود داوطلبان تجربه قبلی داشته باشند یا قرار است در محل کار آموزش ببینند. این بر حق‌الزحمه، الزاماتی که شرکت قصد دارد در آگهی شغلی فهرست کند و چه منابعی ممکن است برای آموزش مورد نیاز باشد، تأثیر می گذارد.

همچنین استخدام کننده تعیین می کند که کجا می توان موقعیت را تبلیغ کرد. بسیاری از شرکت ها در منطقه نزدیک به محل خود تبلیغات می کنند، اما برخی گزینه های جابجایی را ارائه می دهند یا به کارمندان خود اجازه می دهند از راه دور کار کنند.

یکی دیگر از جنبه های مهم توسعه یک استراتژی استخدام، تعیین نوع و منبع استخدامی است که قصد استفاده از آن را دارید. شما ممکن است نمایشگاه های کار، پست های آنلاین، آژانس های استخدام یا استخدام در پردیس های دانشکده را ترجیح دهید. هر نوع و منبع استخدام به منابع متفاوتی از جمله سرمایه گذاری هزینه و زمان نیاز دارد. رویکرد شما به استخدام همچنین بستگی به این دارد که از چه منطقه ای استخدام می کنید، شرایط شغلی و نامزد ایده آل شما.

مرتبط: درک مبانی توسعه استراتژی

۳. جستجو

مرحله جستجو، فرآیند یافتن فعال کاندیداهای شغلی است. بسیاری از شرکت ها از ترکیبی از منابع داخلی و خارجی برای جذب نامزدها استفاده می کنند. استخدام داخلی شامل جابجایی، ترفیع، پست در سازمان و ارتباط با کارکنان سابق است.

فرآیند استخدام می تواند از داخل با استفاده از ارجاعات کارمندان و نامزدهای قبلی انجام شود. منابع استخدام خارجی شامل هر روش استخدامی است که در آن به دنبال خارج از سازمان هستید، مانند آژانس های کاریابی، آگهی ها، استخدام در دانشگاه، استخدام مستقیم و انجمن های حرفه ای.

۴. غربالگری

فرآیند غربالگری عبارت است از محدود کردن تعداد نامزدها به کسانی که باید مصاحبه شوند. این شامل بررسی رزومه ها و نامه های پوششی برای جدا کردن نامزدهای فاقد صلاحیت از کسانی است که موارد امیدوار کننده را ارائه می دهند. شما باید تحصیلات، گواهینامه ها، تجربه کاری و پیشرفت شغلی هر نامزد را در نظر بگیرید.

برخی از استخدام‌کنندگان از نرم‌افزار غربالگری برای حذف نامزدهایی که حداقل شرایط را برآورده نمی‌کنند، استفاده می‌کنند. برخی از مدیران استخدام نیز برای ارزیابی مهارت‌ها، ویژگی‌های شخصیتی، مهارت‌های ارتباطی و حل مسئله، آزمون‌های روان‌سنجی کاملی از داوطلبان دارند.

هنگامی که نامزدهای خود را محدود کردید، در مورد موقعیت از طریق ایمیل یا تلفن با آنها تماس بگیرید. برخی از استخدام‌کنندگان اغلب یک مصاحبه تلفنی کوتاه انجام می‌دهند تا بررسی کنند که داوطلب هنوز به این موقعیت علاقه‌مند است، تعیین کنند که چه زمانی در دسترس هستند و زمانی را برای سؤالات اولیه تعیین کنند. مصاحبه های تلفنی معمولاً ۱۵ تا ۲۰ دقیقه طول می کشد و برای تعیین اینکه چه کسی ممکن است شخصاً برای مصاحبه دعوت شود استفاده می شود.

۵. مصاحبه و انتخاب

مصاحبه عموماً شخصاً انجام می شود، اما اگر نامزد محلی در دفتر نباشد، می تواند از طریق ویدئو کنفرانس انجام شود. در این مرحله، مدیران با گروه کوچکی از بهترین نامزدها ملاقات می کنند. فرآیند مصاحبه ممکن است شامل بیش از یک مصاحبه حضوری باشد که بستگی به تعداد نامزدها، اندازه سازمان و رقابت پذیری نقش دارد.

سوالات مصاحبه متفاوت است، اما اغلب بر نحوه واکنش داوطلب به استرس، ارزیابی عمیق‌تر از مهارت‌ها و سوابق خود، نحوه تلقی آنها به عنوان کارمند و آنچه که در یک کارفرما به دنبال آن هستند تمرکز می‌کنند.

شما باید از اطلاعات این مصاحبه ها برای انتخاب نامزد نهایی استفاده کنید. این مرحله ای است که باید بررسی های پیشینه را انجام دهید، جزئیات استخدام را تأیید کنید و با مراجع تماس بگیرید. تأیید اطلاعات برای اطمینان از اینکه در مورد تجربه یا سوابق تحصیلی کاندید ارتباط اشتباهی وجود ندارد مهم است.

۶. پیشنهاد شغلی و ورود

مرحله بعدی این است که به طور رسمی به کاندیدای مورد نظر خود این موقعیت را ارائه دهید. شما باید یک پیشنهاد نامه ارائه دهید که شامل تاریخ شروع، حق‌الزحمه، ساعات کاری و انتظارات عملکرد باشد. اگر از یک آژانس کاریابی یا مشاور جستجو استفاده می کنید، آنها باید پیشنهاد شغلی را تمدید کنند.

اگر کاندید پیشنهاد را بپذیرد، باید برای خوش آمدگویی به کارمند جدید خود، یک پذیرش جامع ارائه دهید. عضوگیری به استخدام جدید شما کمک می کند تا در مورد فرهنگ شرکت، نحوه آماده شدن برای کار و آنچه در روز اول خود باید انتظار داشته باشد، یاد بگیرند.

۷. ارزیابی فرآیند استخدام

مرحله نهایی فرآیند استخدام، تجزیه و تحلیل اثربخشی روش های استخدام است. با بررسی دقیق فرآیند، می توانید میزان رضایت خود را از کاندیداهایی که جذب کرده اید، مقرون به صرفه بودن روش های استخدام و راه هایی را که فرآیند استخدام در آینده بهبود می یابد، تعیین کنید.

برای کمک به ارزیابی می توانید از تجزیه و تحلیل آماری هزینه ها، زمان صرف شده و میزان تناسب کاندیداها با شرایط شما استفاده کنید. شما همچنین باید از معیارهای کیفی استفاده کنید، مانند نظرسنجی هایی که از استخدام کنندگان و مدیران در مورد تجربیات آنها در این فرآیند سوال می کنند.

نکاتی برای جذب نامزدها

دو منبع اصلی برای استخدام نامزدهای شغلی شما وجود دارد: داخلی و خارجی. نامزدهای منبع داخلی قبلاً به طور مستقیم یا غیر مستقیم با شرکت در ارتباط هستند. نامزدهای خارج از کشور افرادی هستند که با شرکت ارتباطی ندارند و باید از راه های دیگری با آنها ارتباط برقرار کرد. در اینجا چند نکته برای مکان هایی که می توانید کاندیداهای داخلی و خارجی پیدا کنید آورده شده است:

• کارمندان منتقل شده یا ارتقا یافته: این یک منبع استخدام داخلی است که در آن به نامزدهای واجد شرایط و با عملکرد بالا اجازه می دهید نقش خود را تغییر دهند. کارمندان منتقل شده کسانی هستند که در بخش دیگری یا در یک سایت دیگر کار می کنند، در حالی که ترفیعات معمولاً در یک بخش واحد انجام می شود.

• ارجاعات: در این مورد، شما از شبکه های اجتماعی کارمندان فعلی خود برای یافتن نیرو استفاده می کنید. ممکن است یک برنامه ارجاع ارائه دهید تا کارکنان خود را تشویق کنید تا دوستان و همکاران خود را برای این موقعیت پیشنهاد کنند.

• نامزدهای قبلی: می‌توانید درخواست‌های نامزدی را که انتخاب نشده‌اند در پرونده نگه دارید و زمانی که موقعیتی مطابق با شرایط آنها در دسترس قرار گرفت، با آنها تماس بگیرید.

• تبلیغات: می توانید فرصت های شغلی را به صورت آنلاین یا چاپی برای دسترسی به طیف گسترده ای از نامزدها تبلیغ کنید. رسانه های چاپی ممکن است شامل نشریات حرفه ای، روزنامه ها و مجلات باشد.

• سایت شغلی شرکت: می توانید هر موقعیت باز را در صفحه شغلی شرکت ارسال کنید تا بتوانید فرهنگ و برند شرکت را منتقل کنید و همچنین روند درخواست را ساده کنید و رزومه ها را به راحتی بررسی کنید.

• پورتال های شغلی : پورتال های شغلی وب سایت هایی هستند که به جویندگان کار اجازه می دهند موقعیت های باز را متناسب با علایق و شرایط شغلی خود پیدا کنند. شما می‌توانید به مخاطبان گسترده‌ای دسترسی پیدا کنید و بسیاری از پورتال‌ها به شما اجازه می‌دهند تا از قبل برنامه‌هایی را که به بخش استخدام شما ارسال می‌شوند، بررسی کنید.

• پلتفرم‌های شبکه‌های اجتماعی: می‌توانید از پلتفرم رسانه‌های اجتماعی شرکت برای دستیابی به یک استخر بزرگ استعداد استفاده کنید. این روش دیگری برای انتقال فرهنگ شرکت و ارتباط با نامزدهای عالی است.

• آژانس های استخدامی : آژانس های تعیین محل اغلب دارای مجموعه ای از نامزدها برای انتخاب هستند و از ابزارهای مختلفی برای دستیابی به نامزدهای واجد شرایط استفاده می کنند. آنها یک منبع عالی برای مشاغل خالی هستند که ممکن است به تلاش، زمان و منابع زیادی نیاز داشته باشد.

• نمایشگاه های شغلی : نمایشگاه های کار رویدادهای عمومی هستند که تعداد زیادی از نامزدها را در یک مکان جمع می کنند و اغلب در همایش ها، کنفرانس های حرفه ای و دانشگاه ها برگزار می شوند. برخی از شهرداری ها و سازمان های حرفه ای میزبان نمایشگاه های کار هستند.

• مکان‌های پردیس: می‌توانید با مراکز شغلی دانشکده و دانشگاه و بخش‌های دانشگاهی برای جذب دانشجویان و فارغ‌التحصیلانی که شرایط تحصیلی شما را برآورده می‌کنند، کار کنید.

• سازمان‌های حرفه‌ای: بسیاری از سازمان‌های حرفه‌ای پایگاه‌های اطلاعاتی متخصصان واجد شرایط را نگهداری می‌کنند که می‌توان از آنها برای استخدام مستقیم استفاده کرد. این پایگاه‌های اطلاعاتی اغلب شامل یک نمونه کار، گواهینامه‌ها و سایر صلاحیت‌ها هستند.