برنامه ریزی اینکه چگونه می توانید تمام وظایف خود را در یک روز به اتمام برسانید می تواند چالش برانگیز باشد، اما زمانی که در محل کار سازماندهی شده باشید بسیار آسان تر می شود. ایجاد و مدیریت لیست کارهایی که باید انجام دهید می تواند به شما کمک کند تا به انجام وظایف و افزایش بهره وری در محل کار متعهد شوید.
در این مقاله از ایوسی، اهمیت مدیریت فهرست کارها و راه‌های بهتر مدیریت فهرست کارها را توضیح می‌دهیم.
مطالب مرتبط: ۵ نکته کلیدی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان
چرا مدیریت مؤثر فهرست کارها مهم است؟
مدیریت فهرست کارها می تواند انجام کارهای حساس به زمان را آسان تر کند. در زیر برخی از مزایای کلیدی مدیریت لیست کارهای شما آورده شده است:
- لیست کارهایی که باید انجام دهید به شما کمک می کند تا به خاطر بسپارید. می‌توانید با نگه‌داشتن فهرست دقیق کارهایی که انجام می‌دهید، به خاطر سپردن هر چیزی که نیاز دارید آسان‌تر کنید.
- می توانید اولویت ها را تعیین کنید. پس از فهرست کردن تمام وظایف خود، به راحتی می توانید ببینید اولویت های شما باید چه باشد.
- لیست کارهای شما می تواند به شما در هماهنگ کردن کارهای مشابه کمک کند. به عنوان مثال، اگر باید سندی را از مدیر خود جمع آوری کنید و به شخص دیگری تحویل دهید، این وظایف را می توان با هم گروه بندی کرد.
- می توانید پیشرفت کار خود را پیگیری کنید. در پایان روز، می توانید به لیست خود نگاه کنید و بدانید که دقیقاً چه مقدار کار انجام داده اید.
- به تسکین اضطراب کمک می کند. اضطراب و استرس می‌تواند فراموش کردن اولویت‌ها را آسان‌تر کند، که سازماندهی و کاهش استرس را تا حد ممکن اهمیت می‌دهد.
۱۲ روش بهتر برای مدیریت لیست کارها
هر کس سبک کاری خود را دارد، اما بسیاری از افراد از سازماندهی وظایف خود در لیست کارهایی سود می برند. در اینجا ۱۲ روش موثر برای مدیریت لیست کارهای خود آورده شده است.
۱. لیست کارهای خود را به بخش هایی تقسیم کنید
برای مدیریت واقعی لیست کارهای خود، به این نکته کمک می کند که به میزان قابل دستیابی وظایفی که شامل می شوید توجه داشته باشید. تقسیم لیست به بخش ها می تواند به شما کمک کند تلاش خود را متمرکز کنید و آنچه را که در بازه زمانی روز شما ممکن است شناسایی کنید.
لیست کارهای خود را به سه بخش تقسیم کنید. ابتدا رویدادها، تماس ها و جلساتی را که در آن روز شرکت می کنید بنویسید. در بخش دوم، مواردی را که امیدوارید در طول جلسات به انجام برسانید، و در لیست سوم، کارهایی را که باید انجام شوند، اما در تقویم کاری شما جای ندارند، بگنجانید.
۲. از روش “SUG” استفاده کنید
داشتن یک ایده واضح از اینکه بزرگترین اولویت های شما در محل کار چیست می تواند به شما کمک کند تا از طولانی شدن لیست کارهایتان جلوگیری کنید. روش “SUG” به شما کمک می کند تا یک لیست کارهای قابل مدیریت ایجاد کنید. قبل از تهیه لیست، به موارد زیر توجه کنید:
- جدی بودن – Seriousness: برای تعیین وظایف مهمی که باید در یک روز انجام دهید، وقت بگذارید.
- فوریت – Urgency: به این فکر کنید که انجام یک کار چقدر طول می کشد.
- رشد – Growth: درک اثراتی که ممکن است در صورت صبر طولانی برای تکمیل یک کار رخ دهد
۳. لیست کارهای مختلف برای وظایف، پروژه ها و اهداف ایجاد کنید
شما می توانید با جدا کردن وظایف، اهداف و پروژه های خود بهترین لیست از کارهایی را که باید روزانه انجام دهید ایجاد کنید. نوشتن فهرستی از وظایف ممکن است به شکست پروژه های گسترده کمک کند، و اگر تصمیمی آگاهانه باشد، می توانید برخی از وظایف را به دیگران محول کنید.
فهرست اهداف نیز مهم است، زیرا به شما امکان می‌دهد آزمایش کنید که آیا کارهایی که روزانه انجام می‌دهید مطابق با وظایفی هستند که می‌خواهید به موقع انجام دهید.
۴. لیست کارهای خود را به صورت عمومی به اشتراک بگذارید
پاسخگویی خارجی برای بسیاری از افراد در محل کارشان خوب عمل می کند. اگر زمانی که موفقیت‌هایتان عمومی‌تر هستند، بهترین عملکرد را دارید، می‌توانید فهرستی از کارهایتان ایجاد کنید که بتوانید آن را با دیگران به اشتراک بگذارید. این روش می تواند به ویژه برای کارآفرینان، مشاغل آزاد و دیگرانی که بدون نظارت کار می کنند مفید باشد.
ارسال به‌روزرسانی‌های هفتگی برای دوستان یا همکارانتان می‌تواند به شما در بهبود بهره‌وری در محل کار کمک کند. بعلاوه، اگر بتوانید فهرستی از کارهایی که از اولویت های خود به طور عمومی انجام می شود را مدیریت کنید، ممکن است رسیدن به اهدافتان آسان تر باشد.
۵. روز خود را طراحی کنید
به جای تمرکز بر نحوه مدیریت زمان، زمانی را برای طراحی روز خود اختصاص دهید. ساختاری بسازید که برای شما کار کند و تمرکز و نیازهای شما را در یک زمان مشخص مشخص کند. این حتی می تواند به شما در تعیین حد و مرزهای مناسب در محل کار کمک کند. اگر برنامه شما برای دیگران روشن است، آنها راحت‌تر درک می‌کنند که چگونه و چه زمانی به شما کمک کنند.
به عنوان مثال، سازماندهی وظایف خود به ربع ممکن است برای شما مفید باشد. وظایف روزانه خود را در فهرستی از کارها قرار دهید و آنها را به وظایف نمایندگی، عملیات تجاری، پروژه های توسعه و وظایف معاملاتی تقسیم کنید. هنگامی که فهرست خود را تهیه می کنید، وظایفی را که به شما انرژی می دهند شناسایی کنید و آنها را به صورت استراتژیک برای افزایش بهره وری خود قرار دهید.
مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال
۶. فهرستی از موارد تکمیل شده تهیه کنید
علاوه بر ایجاد فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید، فهرستی را نیز در نظر بگیرید که قبلاً تکمیل کرده اید. تهیه فهرستی از کارهایی که انجام داده اید می تواند به شما کمک کند تا پیشرفت قابل اندازه گیری را پیگیری کرده و به مرحله بعدی بروید. همچنین می تواند عزت نفس شما را در طول زمان افزایش دهد و به شما این امکان را می دهد که میزان بهره وری خود را در کار مشاهده کنید.
۷. کارهایی را که دوست دارید انجام دهید بگنجانید
هنگام تهیه لیست کارهایی که انجام می دهید، مواردی را که به نظرتان هیجان انگیز است اضافه کنید. اگر لیست کارهای شما پر از کارهای خسته کننده است، حتماً یک یا دو مورد را که واقعاً از انجام آنها لذت می برید، درج کنید و بتوانید به راحتی از عهده آنها برآیید و در روز کاری خود بگنجانید.
۸. کارهایی را که قصد دارید در یک روز انجام دهید محدود کنید
هنگامی که برای اولین بار شروع به بهبود لیست کارهای خود می کنید، روی انجام سه تا پنج کار مهم روزانه و ارائه نتایج با کیفیت تمرکز کنید. همچنین می‌توانید فهرست کارهایتان را طوری تنظیم کنید که فقط کارهایی را داشته باشید که می‌خواهید در آن روز انجام دهید. این می تواند به شما کمک کند تا از استرس بیش از حد بر روی بسیاری از وظایفی که ممکن است پس از شناخت حداکثر محدودیت خود دشوار باشد، جلوگیری کنید.
هرچه بیشتر وظایف خود را برای آن روز کامل کنید، بهتر می توانید نحوه مدیریت لیست کارهای خود را درک کنید. این همچنین می تواند به شما کمک کند که دیدگاه مثبت تری داشته باشید که بهره وری در محل کار شما را بهبود می بخشد.
مطالب مرتبط: آموزش مدیریت زمان: نکات و بهترین روش ها
۹. لیست خود را هر روز تجدید نظر کنید
هنگامی که روز خود را در محل کار شروع می کنید، با تجدید نظر در لیست کارهای خود، ارزیابی کنید که آیا می دانید چه کارهایی در آن قرار دارد یا خیر. اگر متوجه شدید که در آن روز وظایف زیادی دارید که ممکن است انجام ندهید، روی بزرگترین اولویت های خود تمرکز کنید. همچنین، خود را آماده کنید که چگونه می توانید تمام وظایف لیست خود را در آن روز انجام دهید.
۱۰. فهرستی از پروژه های هفتگی ایجاد کنید
موارد زیادی در لیست شما وجود دارد که ممکن است بخواهید تا پایان هفته آنها را تکمیل کنید. به همین دلیل است که تهیه فهرستی از اولویت ها برای تکمیل هفتگی مفید است. یک لیست اصلی می تواند به شما کمک کند تا هر کار را محدود کنید تا با توجه به اهداف بزرگتر و بلند مدت خود، تمرکز خود را از دست ندهید. به عنوان مثال، ممکن است کارهایی مانند دریافت وام های تجاری، تماس با مشتری یا راه اندازی یک حساب کاربری جدید در محل کار را ظرف یک هفته انجام دهید.
۱۱. زمان را نگه دارید
اندازه‌گیری زمان استراتژی‌ای است که باید هنگام مدیریت فهرست کارهایتان از آن استفاده کنید. سعی کنید مدت زمانی را که ممکن است برای تکمیل یک کار به آن نیاز داشته باشید تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید تمام وظایف فهرست کارهایتان را برای یک هفته خاص انجام دهید، ممکن است لازم باشد در مدت زمان کوتاه‌تری به نتایج یکسانی دست پیدا کنید.
ردیابی زمان همچنین می تواند به شما کمک کند تا کارهایی را که می توانید در یک هفته انجام دهید، بشناسید. اگر تقریباً می دانید که برای انجام یک نوع کار به چه مدت زمان نیاز دارید، می توانید سازماندهی زمان خود را برای اطمینان از اینکه قادر به تکمیل آن کار هستید آسان تر کنید.
مرتبط: بهره وری چیست و چرا مهم است؟