بازخورد منفی بخش ضروری برای بهبود شخصی و حرفه ای است. دانستن نحوه رسیدگی به پیشنهادات رئیس یا همکارانتان می تواند شما را به دارایی ارزشمندتری در محل کارتان تبدیل کند. اگر مایل به شنیدن و اجرای انتقاد سازنده هستید، می توانید مهارت های خود را افزایش دهید و به عنوان فردی رشد کنید. در این مقاله، بازخورد منفی را تعریف می کنیم، نحوه پردازش آن را مورد بحث قرار می دهیم و نکاتی را در مورد نحوه استفاده از آن به نفع خود ارائه می دهیم.
بازخورد چیست؟
بازخورد زمانی است که یک سرپرست، مدیر یا همکار نظر خود را در مورد بهره وری یا عملکرد شما به اشتراک می گذارد. بازخورد بخشی ضروری از هر شغل، برنامه آموزشی یا تحصیلی است. بازخورد می تواند به شما کمک کند تا با این امکان که نقاط قوت، ضعف و زمینه هایی که نیاز به بهبود دارند را بشناسید، به پتانسیل کامل خود برسید.
بازخورد می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد. به عنوان مثال، در یک کلاس درس، یک معلم ممکن است مقاله های دانش آموز را نقد کند و پیشنهاداتی در مورد چگونگی بهبود نوشتار ارائه دهد. در اکثر مشاغل و برنامه های آموزشی، بازخورد به صورت رسمی ارائه می شود. اگر به درستی ارائه شود، بازخورد می تواند یک چیز مثبت باشد زیرا باعث ارتقای ارتباطات می شود. بدون بازخورد، شخص برای تشخیص اینکه چه کاری اشتباه انجام می دهد یا چه چیزی را باید بهبود بخشد، دشوارتر است.
مطالب مرتبط: اهمیت بازخورد مثبت و نحوه ارائه آن به دیگران
دو نوع بازخورد
دو نوع بازخورد وجود دارد: مثبت و منفی. به طور کلی، مردم از دریافت بازخورد مثبت لذت می برند. این یک ویژگی طبیعی انسان است که دوست داشته باشد به شما گفته شود عملکرد شما در حد استاندارد است. پس از اینکه تلاش زیادی برای انجام یک کار یا پروژه انجام دادید، بازخورد مثبت می تواند مانند یک پاداش باشد. از سوی دیگر، بازخورد منفی می تواند تنش و ناامیدی ایجاد کند، اما همچنین می تواند فرصتی برای بهبود ایجاد کند و بخشی ضروری از یادگیری است.
بدترین سناریو به هیچ وجه بازخوردی ندارد زیرا این امر اغلب منجر به ناامیدی و کاهش بهره وری می شود. عدم ارائه بازخورد همچنین می تواند این پیام را ارسال کند که مدیر/رهبر/سرپرست/مربی یا بی توجه است یا فاقد مهارت های رهبری مهم است.
چه کسی باید بازخورد بدهد؟
بازخورد باید از طرف شخصی باشد که در یک زمینه خاص تخصص یا مهارت خاصی دارد، مانند یک سرپرست، معلم یا کارشناس صنعت. دریافت بازخورد سازنده از منابع ارزشمندی مانند اینها می تواند تا حد زیادی شایستگی، مهارت ها، رفتار و اعتماد به نفس را بهبود بخشد. به طور کلی، با بازخورد منفی سازنده، می توان فرد بهتر، دانش آموز برتر و کارمند سازنده ای بود.
بازخورد منفی در حالت ایده آل باید توسط شخصی ارائه شود که صلاحیت بیشتری برای ارائه انتقاد دارد. اگر بسیاری از افراد بازخورد منفی ارائه دهند، ممکن است پیامی متفاوت ارسال کند و باعث سردرگمی شود. در برخی از مشاغل مانند مراقبت های بهداشتی، پزشکان و پرستاران جوان مرتباً توسط یک فرآیند بازخورد رسمی ارزیابی می شوند. برخی از بازخوردها ممکن است از طریق ارزیابی همتایان و برخی دیگر با بحث های موردی باشد.
چه زمانی باید بازخورد منفی داد
بازخورد باید به طور مستمر تا زمانی که سطح مشخصی از شایستگی، مهارت و دانش به دست آید، یا تا زمانی که یک پروژه خاص در دست بررسی تکمیل شود، ارائه شود. دادن بازخورد مثبت نسبتا آسان است، اما دادن بازخورد منفی مستلزم پختگی و مهارت است.
هرگز نباید در مقابل گروهی از افراد بازخورد منفی ارائه کرد. این نه تنها باعث تحقیر آنهایی می شود که یاد می گیرند، بلکه می تواند منجر به عواقب منفی بیشتری مانند کینه، رنجش و تلخی شود. بهترین راه برای ارائه بازخورد منفی، تک به تک است.
در بیشتر موارد، بهترین نتایج از بازخورد منفی زمانی رخ می دهد که در اسرع وقت پس از رویداد داده شود. به عنوان مثال، اگر یک کارمند با سرپرست خود وارد بحث شود، باید فوراً در مورد رفتار نامناسب خود بازخورد ارائه شود. اگر هفته ها یا ماه ها بعد بازخورد ارائه دهید، فوریت یا اهمیت اصلاح آن اشتباه به حداقل می رسد. وقتی بازخورد بلافاصله ارائه شود، در حافظه شما تازه می شود و می توانید ارزش بیشتری از بازخورد دریافت کنید.
در برخی شرایط، بازخورد به صورت فصلی یا سالانه ارائه می شود. این بدان معنا نیست که نمی توان در طول دوره متناوب بازخورد داد. اگر چیزی نیاز به بهبود یا اصلاح داشته باشد، بازخورد منفی می تواند نقش مهمی در اصلاح وضعیت خیلی زودتر داشته باشد.
نحوه پردازش بازخورد منفی
چندین فاکتور وجود دارد که باید هنگام دریافت بازخورد منفی در نظر بگیرید. در اینجا چند نکته برای نحوه پردازش و مدیریت بازخورد منفی وجود دارد:
- با دقت گوش کنید و از حالت تدافعی بپرهیزید.
- همیشه قبل از پاسخ دادن مکث کنید.
- اگر چیزی منطقی نیست، شفافیت بخواهید.
- انتقادات منفی را سازنده بپذیرید.
- پیشنهاداتی در مورد بهبود خود بخواهید.
- به فردی که بازخورد می دهد احترام بگذارید و سپاسگزار باشید.
چگونه از بازخورد منفی یاد بگیریم
در تمام حرفه ها، زمانی که استخدام، کارمند یا دانشجوی جدید وجود دارد، ارائه بازخورد بخشی از فرآیند است. برای اینکه بیشتر پذیرای بازخورد باشید و از آن درس بگیرید، باید بدانید و انتظار داشته باشید که بازخورد در فواصل زمانی معین ارائه شود.
شما باید اهمیت بازخورد را درک کنید، چه منفی یا مثبت. به جای اینکه آن را به عنوان حمله ای به توانایی خود درک کنید، باید هدف واقعی را درک کنید که چرا به شما بازخورد منفی داده می شود. اگر مطمئن نیستید که چه بازخوردی به دنبال خواهد داشت، در ابتدای فرآیند با سرپرست خود توضیح دهید. این کار شما را از زمینه هایی که ارزیابی می شوند مانند رفتار، نگرش، شایستگی، مهارت ها، تحصیلات یا ناکارآمدی شما آگاه می کند.
مطالب مرتبط: ۴ روشی که بازخورد عملکرد را در محل کار بهبود می بخشد
موانعی را که مانع یادگیری از بازخورد می شوند را حذف کنید
این یک غریزه طبیعی است که وقتی می شنوید کسی از کار یا عملکرد شما انتقاد می کند واکنش نشان دهید. ممکن است در ذهنمان موانعی وجود داشته باشد که ما را از یادگیری بازخوردهای منفی باز می دارد. برای از بین بردن این موانع، باید از برخی تمایلات رایج خود آگاه باشید:
- ما احساس می کنیم که بازخورد منفی ممکن است رابطه آینده ما را با طرفی که به ما بازخورد می دهد از بین ببرد.
- ما احساس ناراحتی می کنیم و می خواهیم دست از کار بکشیم یا علیه شخصی که بازخورد می دهد شورش کنیم.
- وقتی با بازخورد منفی مواجه می‌شویم، مکانیزم دفاعی ایجاد می‌کنیم و انتخاب می‌کنیم که انتقاد را نادیده بگیریم.
- ما از باور یا درک بازخورد امتناع می‌کنیم، در نتیجه موضوع را بیشتر تشدید می‌کنیم.
برای اینکه از بازخورد منفی درس بگیریم، باید این پاسخ‌های پیش‌فرض را حذف کنیم و بازخورد را به‌عنوان توصیه‌ای سازنده در نظر بگیریم که برای کمک به ما در بهبود و انجام بهتر طراحی شده است.
حلقه بازخورد منفی
بازخورد منفی برای افزایش یا بهبود عملکرد و رفتار در نظر گرفته شده است. هنگامی که به عنوان مورد نظر گرفته می شود، بازخورد منفی می تواند عملکردها و رفتارهای نادرست یا ناکافی را مهار یا هدایت کند. از این نظر، بازخورد منفی یک مانیتور با کیفیت است. زمانی داده می شود که عملکرد شما در حد مطلوب نباشد. بازخورد منفی قرار است به عنوان یک محرک به شما کمک کند تا بهتر عمل کنید و با پیشنهادات، توصیه ها و توصیه هایی برای بهبود عملکرد و رفتار همراه است. استفاده از یک حلقه بازخورد منفی در زندگی حرفه ای، تحصیلی یا شخصی ما به موارد زیر اشاره دارد:
- نشان دادن یک رفتار/عمل خاص.
- خروجی که آن چیزی نیست که مورد نظر یا مورد انتظار بود.
- بازخورد منفی که به شما انگیزه می دهد تا آن رفتار/عمل را تغییر دهید.
- خروجی حاصل که مورد نظر یا مورد انتظار بود.
با بازخورد منفی چه کنیم
اولین مرحله پردازش بازخورد منفی فقط گوش دادن است. با دقت گوش کنید و سپس زمانی را برای بازتاب خود اختصاص دهید. برای دریافت بیشترین ارزش از انتقاد سازنده، باید:
- همیشه بازخوردهای منفی را که به شما ارائه شده است مستند کنید. بسیاری از کارفرمایان یک فرم بررسی عملکرد را تکمیل می کنند که در آن هر دو طرف آن را امضا کرده و تاریخ بررسی را دارند. اگر جلسه بازخورد منفی شما به این اندازه رسمی نیست، همچنان به نفع شماست که یادداشت برداری کنید تا بتوانید روی قسمت های مشکلی که در جلسه بازخورد برجسته شده اند کار کنید.
- مطمئن شوید که بازخورد را دنبال می کنید. اگر آن شخص به شما دستورالعمل های خاصی در مورد اینکه چگونه می توانید عملکرد خود را بهبود ببخشید، به شما داده است، بهتر است آنها را دنبال کنید.
- با شخصی که انتقاد کرده است تماس بگیرید و او را در جریان پیشرفت خود قرار دهید. اگر آنها علاقه واقعی به پیشرفت شما داشته باشند، خوشحال خواهند شد که به انتقاد سازنده شما ادامه دهند.
مطالب مرتبط: ۴ نوع ارتباط و نحوه بهبود آنها
بهترین سناریوها برای بازخورد منفی
در شرایط ایده آل، هر دو طرف ارتباط موثری برقرار می کنند و تغییرات مثبتی رخ می دهد. به طور خاص:
- شخصی که بازخورد می دهد از حقایق و منطق استفاده می کند و نظر خود را محترمانه ارائه می دهد.
- شخصی که بازخورد می دهد هر سناریو را توصیف می کند یا مثال هایی می آورد تا نشان دهد چه چیزی اشتباه بوده و چه کاری می توان برای بهبود انجام داد.
- فردی که بازخورد ارائه می دهد، بین مثبت و منفی فرد مورد ارزیابی تعادل برقرار می کند.
- شخص دریافت کننده بازخورد به فردی که بازخورد می دهد اعتماد دارد و به او احترام می گذارد و او را حریف نمی داند.
- فردی که بازخورد دریافت می کند احساس تحقیر یا تحقیر نمی کند. هدف تغییر رفتار یا عمل است و نه شخصیت فرد.
- تمرکز روی خطا یا اشتباه فعلی است. هر بازخوردی که مسائل نامربوط یا گذشته را مطرح می‌کند، معمولاً ارتباط این بازخورد خاص را تضعیف می‌کند. تنها استثنا زمانی است که الگوی رفتاری خاصی وجود دارد که باید تغییر کند.
- فردی که بازخورد دریافت می کند متعهد به تغییر رفتار، انجام کارها به روش متفاوت یا درخواست کمک می شود.
- بازخورد منفی خیلی سنگین نیست. بازخورد مشخص، ساده و مختصر است تا پتانسیل تغییرات مثبت را به حداکثر برساند.
- بازخورد منفی با یک خلاصه و همچنین اطمینان از اینکه گیرنده در صورت نیاز پشتیبانی دریافت می کند، به پایان می رسد.
بسیاری از اوقات بازخوردهای منفی به خوبی دریافت نمی شود. با این حال، مهم است که بدانید وقتی بازخورد منفی به صورت سازنده و با نیت خوب ارائه شود، نتیجه می تواند مثبت باشد.