یکی از مهمترین مراحل در تکمیل یک پروژه، دادن محصول تکمیل شده یا قابل تحویل به ذینفعان یا مشتریان برای تایید است. با این حال، شما ممکن است در طول چندین مرحله یک پروژه، تحویل های کلیدی را تکمیل کنید. تحویل های کلیدی می تواند به شما کمک کند تیم خود را بر روی هر کار در یک پروژه متمرکز نگه دارید تا بتوانید آن را به موقع انجام دهید.
در این مقاله از ایوسی، تحویل‌های کلیدی را تعریف می‌کنیم، نمونه‌هایی از آنها را ارائه می‌دهیم، تحویل‌پذیرهای پروژه در مقابل فرآیند را توضیح می‌دهیم و نحوه ردیابی تحویل‌ها را در شش مرحله مورد بحث قرار می‌دهیم.
مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه
تحویل کلیدی چیست؟
یک تحویل کلیدی چیزی است که در نتیجه یک فرآیند خاص تولید می شود. این موارد تحویلی می‌توانند محصولات نهایی یا محصولات نهایی یک پروژه باشند، یا می‌توانید آنها را به‌عنوان محصولات تحویلی کوچک‌تر در طول مدت پروژه تکمیل کنید. تحویل‌های کلیدی معمولاً در تاریخ معینی به ذینفع یا مشتری سررسید می‌شود و تا زمانی که ذینفع کالای نهایی را نبیند و نپذیرد، پروژه کامل نمی‌شود.
بسته به نوع پروژه، کالاهای تحویلی کلیدی ممکن است ملموس یا نامشهود باشند. به عنوان مثال، کارخانه ای که یک تیم پروژه ایجاد می کند یک تحویل ملموس است، در حالی که آموزش مورد نیاز برای کارکنان جدید کارخانه یک تحویل نامشهود است.
نمونه های کلیدی قابل تحویل
در اینجا چند نمونه از تحویلی های کلیدی طبقه بندی شده بر اساس مراحل فرآیند مدیریت پروژه آورده شده است:
-
مرحله شروع: اعضای تیم به طور کامل ایده های خود را قبل از ارائه به ذینفعان توسعه می دهند. یک تحویل در این مرحله ممکن است شامل منشور پروژه باشد.
-
مرحله برنامه ریزی: ذینفعان اعضای تیم را جذب می کنند، منابع را ایمن می کنند و اهدافی را برای یک پروژه ایجاد می کنند. چند مورد قابل تحویل در این مرحله ممکن است یک برنامه کاری پروژه و یک برنامه ارتباطی باشد.
-
مرحله اجرا: تیم پروژه کار مورد بحث در دو مرحله اول را تا زمانی که پروژه را کامل کند، تکمیل می کند. تحویل های کلیدی در این مرحله ممکن است شامل گزارش وضعیت و پذیرش نهایی پروژه باشد.
-
مرحله بسته شدن: سرپرست پروژه به طور رسمی پروژه را می بندد. یک متغیر کلیدی در این مرحله چک لیست بسته شدن پروژه است که عواملی مانند موفقیت ها و اهداف اصلی را در مقابل عملکرد واقعی ارزیابی می کند.
تحویل پروژه ها در مقابل تحویل های فرآیندی
تحویل پروژه و فرآیند هر دو تحویلی هستند که در طول تکمیل یک پروژه ایجاد می شوند. در اینجا چند مقایسه بین قابل تحویل پروژه و تحویل فرآیند وجود دارد:
تعریف
محصولات قابل تحویل پروژه، نتایج مورد انتظار یک پروژه، مانند یک طرح، محصول یا یک نتیجه دیگر هستند. در اینجا چند نمونه از موارد قابل تحویل پروژه آورده شده است:
-
نمونه های اولیه
-
وب سایت ها
-
نرم افزار
-
ساختمان ها
محصولات تحویلی فرآیندی ابزاری هستند که یک تیم از طریق آن یک پروژه را برنامه ریزی و تکمیل می کند. ایجاد محصولات تحویلی فرآیند به تیم پروژه اهداف تعریف شده تری می دهد تا در طول مدت پروژه به سمت آنها کار کنند. تحویل‌پذیرهای فرآیند معمولاً شامل وظایف کوچک‌تری هستند، مانند:
-
محدوده پروژه: محدوده پروژه تمام کارهایی را که برای یک پروژه موفق باید تکمیل شود، تعریف می کند.
-
بیانیه کار: بیانیه کار الزامات کاری یک پروژه و انتظارات طراحی آن را توصیف می کند.
-
برنامه زمانبندی پروژه: زمانبندی پروژه، جدول زمانی پروژه را مشخص می کند و کار را به تیم پروژه محول می کند.
-
بودجه پروژه: بودجه پروژه کل مقدار پول مورد نیاز برای تامین مالی پروژه را تخصیص می دهد.
مرتبط: بیانیه کار: مثال و تعریف
آماده سازی
قبل از شروع یک پروژه، تیم های پروژه اغلب در مورد چگونگی تکمیل دقیق و به موقع یک پروژه، درباره سؤالات مهم جلسه می گذارند و بحث می کنند. به منظور ارائه یک پروژه قابل تحویل به ذینفعان و مشتریان، تیم ها معمولاً ابتدا در مورد تحویل های فرآیند بحث می کنند.
قبل از شروع پروژه، برخی از سوالات قابل تحویل فرآیندی که ممکن است بپرسید عبارتند از:
-
برای تکمیل پروژه به چه نوع فرآیندهای تحویلی نیاز داریم؟
-
سررسید هر تحویلی چه زمانی است؟
-
تولید هر فرآیند قابل تحویل چقدر طول می کشد؟
-
چه کسی هر قابل تحویل را می پذیرد و تایید می کند؟
پس از بحث در مورد تحویل‌پذیرهای فرآیند، در اینجا چند سؤال قابل تحویل پروژه وجود دارد که باید مورد بحث قرار گیرد:
-
عملکرد قابل تحویل چیست؟
-
چگونه می خواهیم آن را تولید کنیم؟
-
آیا ما توانایی تولید آن را داریم یا نیاز به استخدام فروشندگان خارجی داریم؟
-
چقدر زمان برای تکمیل آن نیاز داریم؟
نحوه پیگیری موارد تحویلی
مهم است که در حین تکمیل پروژه، اقلام تحویلی را ردیابی کنید تا مشخص شود که آیا آنها را به موقع تکمیل می کنید یا خیر. در اینجا شش مرحله وجود دارد که می توانید هنگام ردیابی کالاهای تحویلی دنبال کنید:
۱. از قبل برنامه ریزی کنید
شما می توانید با ایجاد یک منشور پروژه برای خلاصه کردن اهداف و نقش های تیم خود در طول پروژه، از قبل برنامه ریزی کنید. استفاده از منشور می تواند به شما کمک کند تا اهداف بزرگ خود را به کارهای ساده تر تبدیل کنید. این منشور همچنین می‌تواند محصولات قابل تحویلی را که در طول پروژه تولید می‌کنید، تعریف کند و به تحویل پروژه ختم شود.
مطالب مرتبط: نحوه ایجاد منشور پروژه (با نکات و مثال ها)
۲. موارد قابل تحویل را تعریف کنید
هنگامی که ذینفعان با برنامه های شما موافقت کردند، می توانید شروع به بحث و گفتگو کنید که برای تکمیل پروژه به موقع باید به چه دستاوردهای فرآیندی دست یابید. علاوه بر این، می توانید تعیین کنید که تیم شما باید چه وظایفی را انجام دهد. همچنین ممکن است تعیین کنید که اجرای هر فرآیند تحویلی چقدر طول می کشد.
۳. انتظارات را تعیین کنید
بعد از اینکه شما و تیمتان برنامه ریزی را کامل کردید، گفتگو با هر یک از اعضای تیم برای تعیین نقش خاص آنها در پروژه می تواند مفید باشد. اطمینان حاصل کنید که همه می دانند چگونه پیشرفت خود را ردیابی کنند تا بدانند که آیا وظایف خود را به موقع انجام می دهند یا خیر. توضیح دهید که هر کس در قبال بخشی از کار خود مسئول است و اگر معتقد است ممکن است کار خود را در مهلت مقرر تکمیل نکند، باید با شما در ارتباط باشد.
۴. پیگیری پیشرفت
هنگامی که پروژه شروع شد، می توانید پیشرفت هر قابل تحویل، نقطه عطف و وظیفه ای را که تیم شما انجام می دهد پیگیری کنید. ممکن است استفاده از یک کمک بصری برای کمک به شما در پیگیری پیشرفت خود در نظر بگیرید. در اینجا لیستی از ابزارهای رایج مدیریت پروژه بصری آمده است:
-
نمودار گانت: نمودارهای گانت زمان موعد انجام یک کار و مدت زمان انجام هر کار را نشان می دهد. نمودارهای گانت همچنین می توانند موقعیت مکانی شما را در جدول زمانی پروژه ردیابی کنند تا بدانید که آیا طبق برنامه در حال پیشرفت هستید یا خیر.
-
تقویم پروژه: یک تقویم پروژه به شما امکان می دهد همه چیزهایی را که در ماه روی آن کار می کنید در یک مکان مشاهده کنید. این تقویم‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تولید را پیگیری کرده و کارهای روزانه خود را به موقع انجام دهید.
-
تابلوی کانبان: تابلوی کانبان می‌تواند به شما کمک کند تا در مراحل مختلف تکمیل، وظایف خود را تجسم کنید. وظایف فردی در مراحل مختلف تولید حرکت می کنند تا بدانید که هر یک از اعضای تیم چقدر کار انجام داده اند.
مطالب مرتبط: نمودار گانت چیست؟ تعریف، انواع و کاربرد
۵. ارائه گزارش وضعیت
گزارش وضعیت اطلاعاتی را در مورد چگونگی پیشرفت پروژه در مورد تکمیل هر یک از موارد تحویلی ارائه می دهد. بسته به طول پروژه خود، ممکن است بخواهید یک بار در هفته یا بیشتر گزارش وضعیت ارسال کنید تا همه از پیشرفت کلی پروژه مطلع شوند. ممکن است ذینفعان بخواهند در مورد توسعه پروژه نیز مطلع شوند، بنابراین می توانید گزارش هایی را برای آنها ارسال کنید.
۶. اندازه گیری اثربخشی پس از اتمام
پس از تکمیل یک پروژه، مهم است که برای بازتاب و اندازه‌گیری اثربخشی استراتژی‌هایی که برای تولید محصولات استفاده کرده‌اید، وقت بگذارید. سوالاتی که ممکن است بخواهید با تیم خود صحبت کنید عبارتند از:
-
آیا پروژه را با زمان اضافی باقی مانده قبل از مهلت تکمیل کردیم؟
-
آیا در حد بودجه بودیم؟
-
واکنش اولیه ذینفعان به پروژه قابل تحویل چه بود؟
-
چه چیزی خوب پیش رفت و دفعه بعد چه چیزی را می توانیم تغییر دهیم؟