نحوه جاسازی فایل های اکسل در Word (با مراحل و نکات)

در محل کار، ممکن است زمان‌هایی پیش بیاید که لازم باشد نمودارها یا داده‌هایی را از یک صفحه گسترده در یک برنامه پردازش کلمه جاسازی کنید. دانستن نحوه نمایش داده های صفحه گسترده در یک سند متنی به شما امکان می دهد گزارش های بصری جذابی ایجاد کنید که به خوانندگان کمک می کند تا زمینه داده ها و تجزیه و تحلیل شما را از آن درک کنند. یادگیری در مورد جاسازی فایل های اکسل در Word می تواند به شما کمک کند تا تجزیه و تحلیل داده ها را در اسناد متنی خود برای مخاطبان خود اعمال کنید.

در این مقاله از ایوسی، به نحوه جاسازی فایل های اکسل در ورد، مزایای قرار دادن صفحات گسترده در اسناد ورد و نکاتی برای استفاده از این ویژگی ها می پردازیم.

مطالب مرتبط: نحوه فهرست کردن مهارت های مایکروسافت آفیس در رزومه

مزایای قرار دادن فایل اکسل در Word

جاسازی فایل‌های اکسل در Word یک راه راحت برای جاسازی مجموعه داده‌ها و نمودارها در گزارش‌های مکتوب است. برای مثال، اگر در تحلیل مالی کار می‌کنید، ممکن است از یک برنامه صفحه‌گسترده برای ذخیره، ردیابی و پیش‌بینی داده‌های بودجه‌ای که می‌خواهید در یک گزارش فصلی گنجانده شود، استفاده کنید. دانستن نحوه نمایش اطلاعات از یک فایل اکسل در یک سند Word، انتقال داده ها به گزارش های مکتوب را آسان و کارآمد می کند. با جمع‌آوری این داده‌ها در سند خود، یافتن و بررسی اطلاعات را بدون نیاز به انتقال بین برنامه‌های مختلف برای ذینفعان و سرپرستان آسان می‌کند.

به‌علاوه، وقتی داده‌ها را از یک فایل صفحه‌گسترده به یک سند پردازش کلمه منتقل می‌کنید، می‌توانید فقط مرتبط‌ترین داده‌ها را برای گنجاندن انتخاب کنید. نرم‌افزار پردازش کلمه همچنین ممکن است گزینه‌های بیشتری برای نمایش داده‌ها در اختیار شما قرار دهد، که به شما امکان می‌دهد تصاویری جذاب ایجاد کنید که به خواننده کمک می‌کند اطلاعات را بهتر درک کند. ترکیب جداول و نمودارها با توضیحات متنی داده ها به شما امکان می دهد ضمن استفاده از داده ها به عنوان شواهدی برای پشتیبانی از تحلیل نوشتاری خود، زمینه ای را برای مقادیر فراهم کنید. این به شما امکان می دهد گزارش های جامعی ایجاد کنید که داده های خام، تجسم ها، تحلیل ها و محتوای توصیفی را ترکیب می کند.

مطالب مرتبط: ۱۱ مهارت برتر اکسل که باید در رزومه خود داشته باشید

نحوه قرار دادن فایل های اکسل در Word

در اینجا مراحل نحوه جاسازی فایل اکسل در Word آمده است:

1. سند Word را که می خواهید فایل را در آن وارد کنید باز کنید و برگه اکسل حاوی اطلاعاتی را که می خواهید جاسازی کنید باز کنید.

2. در صفحه‌گسترده، با کلیک کردن و کشیدن مکان‌نما روی داده‌های مربوطه، اطلاعاتی را که می‌خواهید جاسازی کنید، برجسته کنید.

3. برای باز کردن منوی زمینه کلیک راست کرده و “Copy” را انتخاب کنید یا با فشار دادن همزمان کلیدهای “CTRL” و “C” از میانبر صفحه کلید برای کپی کردن اطلاعات استفاده کنید.

4. با کلیک کردن روی مکانی در صفحه که می‌خواهید اطلاعات در آن نمایش داده شود، داده‌ها را در سند Word جای‌گذاری کنید و با استفاده از منوی زمینه یا میانبر صفحه‌کلید آن را جای‌گذاری کنید. برای جای‌گذاری در منوی زمینه، روی نقطه‌ای که می‌خواهید داده‌ها نشان داده شوند کلیک راست کرده و «Paste» را انتخاب کنید یا با فشار دادن همزمان کلیدهای «CTRL» و «V» از میانبر صفحه‌کلید استفاده کنید.

5. داده های تعبیه شده را برای دقت بررسی کنید. می توانید اندازه جدول یا نمودار را با نگه داشتن مکان نما روی آن، انتخاب یک گوشه و کشیدن ماوس برای بزرگ یا کوچک کردن شی تغییر دهید.

6. سند را ذخیره کنید و فایل ها را نامگذاری کنید تا دسترسی به آن آسان باشد و تغییراتی که ایجاد کرده اید حفظ کنید.

توجه داشته باشید که اگر تغییراتی در داده های صفحه گسترده اصلی ایجاد کنید، اطلاعات به طور خودکار در سند Word شما فقط در صورتی به روز می شوند که شی جاسازی شده را پیوند داده باشید. اطلاعات موجود در یک شی جاسازی شده به طور خودکار به روز نمی شوند مگر اینکه شی را به فایل منبع پیوند دهید.

در اینجا مراحل پیوند فایل اصلی به شی جاسازی شده در Word آمده است:

1. سند Word را که می‌خواهید در آن جاسازی کنید و شی و برگه اکسل حاوی اطلاعاتی را که می‌خواهید پیوند دهید باز کنید.

2. اطلاعاتی را که می‌خواهید جاسازی کنید برجسته کنید و از صفحه‌گسترده کپی کنید، یا با استفاده از روش میانبر صفحه‌کلید یا منوی زمینه.

3. محل قرار دادن محتوا در سند پردازش کلمه را انتخاب کنید و گزینه “Paste” را در بخش “Clipboard” تب “Home” در نوار ابزار خود پیدا کنید. روی منوی کشویی کلیک کنید و گزینه «Paste Special» را انتخاب کنید.

4. در کادر گفتگوی «Paste Special»، گزینه «Microsoft Excel Worksheet Object» را در کادر متنی «As:» انتخاب کنید. قبل از تأیید انتخاب، روی دکمه «پیوند پیوند» کلیک کنید تا فایل منبع به شی پیوند داده شود.

5. برای تایید عمل روی “OK” کلیک کنید. شی را از نظر دقت بررسی کنید و پیوند را با دوبار کلیک کردن روی شیء آزمایش کنید تا فایل منبع اصلی باز شود.

مطالب مرتبط: ۹ ابزار اکسل برای حرفه ای ها (و نحوه استفاده از آنها)

نکاتی برای کار با فایل های جاسازی شده در Word

پس از تعبیه یک شی در Word، گزینه های زیادی برای دستکاری اطلاعات درج شده دارید. در اینجا چند نکته برای کار با اشیاء تعبیه شده در برنامه آورده شده است:

از “ابزار جدول” برای بهبود طراحی جدول استفاده کنید

هنگام کار با جداول در یک سند پردازش کلمه، می توانید طرح های خود را با ویژگی “ابزار جدول” سفارشی کنید. برای استفاده از این ویژگی، روی یک جدول موجود که در سند تعبیه شده است کلیک کنید. با انتخاب یک جدول، قفل منوی “ابزار جدول” در نوار ابزار باز می شود. در این منو، می‌توانید به تب‌های «طراحی» و «طراحی» دسترسی داشته باشید که هر کدام دارای گزینه‌هایی هستند که به شما امکان می‌دهند جدول را مطابق با ترجیحات طراحی خود تطبیق دهید.

استفاده از برگه “طراحی” به شما امکان می دهد ظاهر جدول خود را تغییر دهید، مانند به روز رسانی رنگ های پس زمینه، حاشیه ها و سبک های جدول. هنگامی که برگه “Layout” را باز می کنید، می توانید گزینه هایی برای تغییر پویایی بین سلول ها، ردیف ها و ستون ها پیدا کنید. به عنوان مثال، می توانید با تنظیم تراز متن، محل قرارگیری داده ها را در سلول های خاصی تغییر دهید. می‌توانید برخی از داده‌ها را به‌صورت تراز وسط در یک سلول نمایش دهید در حالی که سایر داده‌ها به‌صورت راست یا چپ به‌نظر می‌رسند.

از “ابزار نمودار” برای کار با نمودارها و گراف‌ها استفاده کنید

مانند منوی «ابزار جدول»، گزینه «ابزار نمودار» به شما امکان می دهد نمودارها و گراف‌ها را با اشیاء تعبیه شده خود طراحی کنید. برای استفاده از این ابزارها، روی نموداری که می خواهید با آن کار کنید، کلیک کنید. این منوی «ابزار نمودار» را باز می‌کند، که در آن می‌توانید به برگه‌های «طراحی»، «طراحی» و «فرمت» دسترسی داشته باشید. این برگه ها منوهایی از گزینه ها را ارائه می دهند که به شما امکان می دهد نمودار را با نیازها و ترجیحات خود تطبیق دهید.

برای مثال، در برگه «طراحی»، می‌توانید طرح رنگ و سبک نمودار را به‌روزرسانی کنید تا از نظر بصری جذاب‌تر شود. برگه layout به شما امکان می دهد نمودار را جابجا کنید و نحوه پیچیدن متن سند را در اطراف شیء تنظیم کنید. به عنوان مثال، می توانید طرح بندی را طوری تغییر دهید که متن سند به طور خودکار در اطراف شی جریان یابد. در برگه قالب، می‌توانید عناصر نمودار مانند رنگ فونت، برچسب‌های محور و نمایش اعداد را تغییر دهید.

مطالب مرتبط: انواع نمودارها و گراف ها

بسته بندی متن را برای بهبود طرح بندی صفحه تنظیم کنید

بسته بندی متن به چگونگی جریان متن در اطراف اشیاء تعبیه شده اشاره دارد. هنگامی که یک شی را در یک سند جابه جا می کنید، متن به طور خودکار در اطراف شی بسته به گزینه طرح بندی که انتخاب کرده اید تنظیم می شود. برای تغییر بسته بندی متن یک شی جاسازی شده، راست کلیک کرده و کادر محاوره ای “Layout” را از منوی زمینه باز کنید. در کادر محاوره ای، برگه “Layout” را انتخاب کرده و گزینه های بسته بندی متن را مرور کنید. گزینه ای را انتخاب کنید که به بهترین شکل با سبک چیدمان سند شما مطابقت دارد. به عنوان مثال، در نظر بگیرید که آیا می خواهید متن در یک راستا با تصویر ظاهر شود یا در اطراف آن در ستون ها جریان یابد.