گزارش ظرفیت چیست؟ تعریف، مزایا، انواع و نکات

در این مقاله از ایوسی، ما در مورد اینکه گزارش‌های ظرفیت چیست، چرا مهم هستند بحث می‌کنیم و پنج نسخه مختلف را که می‌توانید استفاده کنید، با نکاتی در مورد نحوه مدیریت آنها به اشتراک می‌گذاریم.

برنامه ریزی ظرفیت چیست؟

برنامه ریزی ظرفیت فرآیندی است که در آن شرکت ها منابع مورد نیاز را تعیین می کنند تا اطمینان حاصل کنند که می توانند نیازهای یک محصول را برآورده کنند. این می تواند به معنای برنامه ریزی باشد که برای تکمیل یک پروژه به چند ساعت کار نیاز دارند و برای رسیدن به اهداف خود به چند نفر نیاز دارند. برنامه ریزی برای ظرفیت همچنین به شما این امکان را می دهد که بفهمید چه زمانی ممکن است مجبور شوید تولید را در طول زمان به دلیل تغییر تقاضا افزایش یا کاهش دهید. راه های مختلفی وجود دارد که افراد برای ظرفیت برنامه ریزی می کنند:

• محصول: برنامه ریزی ظرفیت محصول نحوه تجزیه و تحلیل و آماده شدن شما برای داشتن محصولات کافی برای پاسخگویی به خواسته های مشتری است.

• نیروی کار: برنامه ریزی ظرفیت نیروی کار به این معناست که چگونه از داشتن افراد و ساعات کافی برای تکمیل پروژه ها و برآوردن نیازهای مشتری اطمینان حاصل کنید.

• ابزار: برنامه ریزی ظرفیت ابزار به این معناست که چگونه از داشتن تجهیزات، ماشین آلات یا وسایل نقلیه کافی برای برآورده کردن خواسته های مشتری اطمینان حاصل کنید.

بیشتر بخوانید: برنامه ریزی ظرفیت چیست؟ (تعریف، انواع و ابزار)

گزارش ظرفیت چیست؟

گزارش ظرفیت یا گزارش برنامه ریزی ظرفیت، سندی با داده هایی است که نشان می دهد یک شرکت برای مدیریت ظرفیت خود به چه چیزی ممکن است نیاز داشته باشد. این می‌تواند شامل داده‌های تاریخی و داده‌های پیش‌بینی شود تا شرکت‌ها بتوانند منابع مورد نیاز خود را برای برآورده کردن تقاضا پیش‌بینی کنند. این گزارش‌ها به شرکت‌ها نشان می‌دهد که از چه چیزی استفاده کرده‌اند، از چه چیزی استفاده می‌کنند و در آینده چه چیزی ممکن است استفاده کنند. می‌توانید از این برای بررسی ظرفیت موجود در حال حاضر برای ابزارها، نیروی کار و محصولات استفاده کنید تا متوجه شوید چه تغییراتی ممکن است برای اطمینان از تحویل ثابت ایجاد کنید.

چرا از گزارش ظرفیت استفاده کنیم؟

چندین دلیل مهم برای استفاده از گزارش ظرفیت وجود دارد:

• مدیریت منابع: گزارش ظرفیت کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که یک شرکت می تواند تعداد منابعی را که ممکن است برای پروژه های مختلف به آن نیاز دارد افزایش یا کاهش دهد. این به یک شرکت کمک می کند تا هزینه های خود را بهینه کند و هزینه های اضافی را محدود کند.

• نظارت بر بودجه: با ظرفیت نظارت، شرکت‌ها می‌توانند تعیین کنند که برای برآورده کردن تقاضای مشتری چقدر ممکن است نیاز به هزینه داشته باشند. این می تواند به آنها کمک کند تا بودجه های دقیق تری ایجاد کنند و داده های هزینه های واقعی را دریافت کنند.

• شناسایی ریسک ها: اگر گزارش های ظرفیت نشان دهد که شرکت ها به ظرفیت نزدیک می شوند، می توانند به راحتی از طریق گزارش ظرفیت این موضوع را شناسایی کنند. این می تواند به شناسایی و آماده شدن برای خطرات کمک کند تا بتوانند خواسته ها را برآورده کنند.

• بهبود ارتباطات: گزارش‌های ظرفیت به اعضای مختلف یک تیم، از جمله رهبری، اجازه می‌دهد تا ظرفیت پروژه را مشاهده کرده و بر اساس اطلاعات تصمیم‌گیری کنند. این باعث ایجاد ارتباط باز بین تیم ها می شود.

مطالب مرتبط: هر آنچه باید درباره مدیریت ظرفیت بدانید

۵ گزارش ظرفیت برای استفاده

در اینجا برخی از نسخه های رایج گزارش های ظرفیت وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید:

۱. گزارش در دسترس بودن

گزارش در دسترس بودن به افراد یک شرکت در دسترس بودن فعلی و پیش بینی شده محصولات، ابزارها و نیروی کار را نشان می دهد. افراد همچنین از این در مدیریت نرم افزار استفاده می کنند تا فضای موجود و حافظه یا حافظه مورد استفاده را شناسایی کنند. این امر به ویژه در صنایعی مانند مراقبت های بهداشتی مهم است، جایی که آنها ممکن است به فناوری خود برای اجرا و داشتن فضا در هر ساعت از روز نیاز داشته باشند. در سایر صنایع، این ممکن است شامل داده‌هایی درباره زمان مرخصی افراد از محل کار باشد. این می تواند به مدیران نشان دهد که چه زمانی ممکن است نیاز به کارکنان تیم بیشتری داشته باشند تا مطمئن شوند که می توانند به اهداف خود برسند.

۲. گزارش تقاضا در مقابل ظرفیت

گزارش های تقاضا در مقابل ظرفیت می تواند به شما در پیش بینی نیازهای خاص یک پروژه کمک کند. برای ایجاد این گزارش، ممکن است ابتدا خواسته های مورد انتظار برای یک پروژه خاص را فهرست کنید. این می تواند شامل ابزارها یا مهارت های خاصی باشد که افراد ممکن است برای تکمیل یک پروژه به آن نیاز داشته باشند. از اینجا می توانید میزان در دسترس بودن هر منبع را اندازه گیری کنید. با مقایسه این دو، متوجه می شوید که آیا نیازهای تقاضای خاص شما برای اطمینان از ماندن در ظرفیت مورد انتظار در دسترس است یا خیر. شما ممکن است این را در یک خط دوتایی یا یک نمودار میله ای دوتایی نشان دهید تا به سرعت نشان دهید که تقاضا در محدوده های موجود شما است.

۳. گزارش بهره برداری

گزارش‌های استفاده شامل اطلاعاتی درباره نحوه استفاده شما از هر شخص، ابزار یا محصول است. یک مدیر ممکن است حجم کاری جاری هر کارمند را برای مروری بر ظرفیت هر فرد در یک زمان خاص وارد کند. این به ردیابی بهره وری کارکنان کمک می کند تا ببینید که چقدر می توانند مدیریت کنند، اغلب با درصد. اگر حجم کاری فرد زیاد است، ممکن است آن سلول ها را قرمز رنگ کنید، جایی که افراد با ظرفیت بیشتر ممکن است زرد یا سبز به نظر برسند. این می تواند به شما کمک کند تا حجم کار را به طور مساوی بین کارمندان مختلف توزیع کنید.

۴. گزارش پیش بینی مالی

برای یک گزارش پیش‌بینی مالی، می‌توانید مبلغی را که در نظر داشتید برای منابع خرج کنید در مقابل آنچه واقعاً خرج می‌کنید ارزیابی کنید. این می تواند به شما کمک کند تا تخمین بهتری داشته باشید که چقدر ممکن است برای پروژه های آینده هزینه کنید و چگونه ممکن است نیاز به تعدیل داشته باشید. با تجزیه و تحلیل داده های واقعی، ممکن است متوجه شوید که بیشتر یا کمتر از حد انتظار برای یک پروژه خاص هزینه کرده اید. اگر بیشتر هزینه کرده اید، ممکن است فرض کنید که تکمیل یک پروژه بیشتر از حد انتظار طول کشیده است، بنابراین ممکن است بودجه خود را افزایش دهید یا به دنبال راه هایی برای کاهش هزینه ها باشید، مانند پرداخت دستمزد کمتر برای جنبه های خاصی از پروژه.

بیشتر بخوانید: چرا به یک پیش بینی مالی نیاز دارید (و چگونه می توانید آن را ایجاد کنید)

۵. گزارش زمان برنامه ریزی شده نسبت به زمان واقعی

مشابه پیش‌بینی مالی، گزارش‌های زمانی برنامه‌ریزی‌شده در مقابل زمان واقعی، داده‌های مقایسه‌ای را ارائه می‌دهند که می‌توانید برای پروژه‌های آینده تجزیه و تحلیل کنید. ممکن است زمان تکمیل پروژه های خاص را تخمین بزنید و برگه های زمانی را بررسی کنید تا ببینید واقعا چقدر طول کشیده است. می‌توانید سلول‌های خاصی را در این گزارش برجسته کنید تا بفهمید کجا تلاش‌ها را بیش از حد رزرو کرده‌اید و کارمندان در کجا بیش از آنچه انتظار می‌رفته برای تکمیل وظایف وقت صرف کرده‌اند. این می تواند ظرفیت مورد نیاز برای تکمیل وظایف اصلی را به شما نشان دهد و اگر کارهای اضافی به منابع اضافی نیاز دارند.

نکاتی برای مدیریت گزارشات ظرفیت

در اینجا چند نکته وجود دارد که می توانید برای مدیریت گزارش های ظرفیت خود از آنها استفاده کنید:

• آنها را در دسترس قرار دهید: در دسترس قرار دادن گزارش های ظرفیت خود برای سایر اعضای تیم و رهبری می تواند یک محیط مشارکتی و ارتباط آزاد ایجاد کند. اعضای مختلف تیم ممکن است راه حل های متفاوتی در مورد نحوه مدیریت ظرفیت داشته باشند.

• برای تغییرات برنامه داشته باشید: اگر پروژه شما بیش از ظرفیت باشد، داشتن یک برنامه می تواند اطمینان حاصل کند که به سرعت به نیازها پاسخ می دهید. این ممکن است شامل برنامه ای برای افزایش کارکنان، ارائه اضافه کاری یا جابجایی منابع بین تیم ها باشد.

• تجزیه و تحلیل نسخه‌های مختلف: گزارش‌های ظرفیت مختلف می‌توانند اطلاعات منحصر به فردی را نشان دهند، بنابراین از نسخه‌های مختلف برای مشاهده گسترده‌تر مدیریت کلی منابع خود استفاده کنید. به عنوان مثال، گزارش‌های استفاده می‌تواند به شما در پیگیری حجم کاری فعلی کمک کند، اما زمان برنامه‌ریزی‌شده در مقایسه با زمان واقعی می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی نحوه استفاده بهتر از منابع در آینده کمک کند.

• سایر عوامل را مرور کنید: جدا از داده های ارائه شده در این گزارش ها، در نظر گرفتن سایر عوامل خارج از تقاضا و حجم کاری می تواند به شما در برنامه ریزی بهتر کمک کند. برای مثال، ممکن است متوجه شوید که افزایش چندوظیفه یا انتقال وظایف پیچیده می‌تواند باعث کاهش سرعت یا کاهش ظرفیت شود.