جلسات مجازی یک ابزار ارتباطی است که می تواند در وقت شما صرفه جویی کند و بهره وری را افزایش دهد. صرف نظر از حوزه فعالیت شما، برگزاری یک جلسه مجازی می تواند تاثیر مستقیمی بر کارایی ارتباطات داخلی تیم شما داشته باشد. یادگیری نحوه میزبانی و مدیریت یک جلسه مجازی یک مهارت ارزشمند است.
در این مقاله از ایوسی، جلسات مجازی در محل کار، نحوه عملکرد جلسات ویدئویی و چرایی سودمندی آنها را مورد بحث قرار می دهیم، به علاوه نگاهی به انواع جلسات مجازی و نحوه میزبانی یک جلسه موفق می اندازیم.
جلسه مجازی چیست؟
جلسه مجازی ملاقاتی است بین افرادی که در مکان های مختلف قرار دارند و به کمک فناوری پیام رسانی تصویری، صوتی و متنی با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند.
اطلاعات فوراً از طریق اینترنت منتقل می شود و به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا در زمان واقعی بحث کنند. آنها از طریق برنامه‌های اختصاصی مختلفی که روی رایانه‌های شخصی، تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها یا سایر دستگاه‌های مشابه خود نصب می‌کنند، متصل می‌شوند.
جلسات مجازی چگونه کار می کنند؟
بیشتر جلسات مجازی به صورت آنلاین و با استفاده از برنامه‌هایی که بر روی چندین دستگاه و پلتفرم کار می‌کنند، انجام می‌شوند، بنابراین به همه افراد درگیر اجازه می‌دهد بدون توجه به دستگاهی که برای استفاده انتخاب می‌کنند، به جلسه دسترسی داشته باشند. جلسات معمولاً از قبل برنامه ریزی می شوند و همه یک پیوند دعوت دریافت می کنند که به آنها اجازه می دهد وارد اتاق جلسه مجازی شوند.
اتاق جلسه مجازی معمولاً نام همه شرکت‌کنندگان را به همراه تصویر ویدیویی زنده یا عکس ثابت نشان می‌دهد، یک منطقه چت که در آن شرکت‌کنندگان می‌توانند اطلاعات مبتنی بر متن را مبادله کنند و یک پنجره محتوا که در آن قطعات مختلف اطلاعات، مانند اسلایدهای ارائه، فایل‌های چندرسانه‌ای وجود دارد. ، فایل های متنی و انواع دیگر مطالب را می توان به همه در جلسه نشان داد.
جلسات مجازی معمولاً یا یک ارائه کننده دارند که جلسه را اجرا می کند، به دیگران دستور می دهد و فایل ها را در پنجره محتوا به اشتراک می گذارد، یا هیچ ارائه کننده اصلی ندارند، و شرکت کنندگان به نوبت ایده های خود را بیان می کنند و اطلاعات مختلفی را به اشتراک می گذارند.
مزایای جلسات مجازی
برخی از مهمترین مزایای جلسات مجازی عبارتند از:
این اجازه را می دهد تا مردم از سراسر جهان با هم ارتباط برقرار کنند.
طبق تعریف، جلسات مجازی هیچ مکان فیزیکی ندارند و به هر کسی که یک دستگاه در حال کار و اتصال اینترنتی کارآمد دارد اجازه می دهد به آن بپیوندد. این امر نیاز به حضور همه شرکت کنندگان در یک مکان جغرافیایی را برطرف می کند.
آنها مقرون به صرفه تر هستند.
برخلاف جلسات فیزیکی که نیاز به مکان، ترتیبات سفر، اقامت در هتل، حمل و نقل و سایر هزینه ها دارند، جلسات مجازی معمولاً به هزینه های نسبتاً کمی نیاز دارند. شرکت‌کنندگان معمولاً از رایانه‌های متصل به اینترنت و دستگاه‌های تلفن همراه استفاده می‌کنند، به این معنی که در بیشتر موقعیت‌ها نیازی به خرید تجهیزات اختصاصی نیست.
این جلسات می توانند اطلاعات را کارآمدتر توزیع کنند.
شرکت‌کنندگان در یک جلسه مجازی می‌توانند آزادانه اطلاعات ویدیویی، صوتی و متنی را در زمان واقعی به اشتراک بگذارند و تبادل اطلاعات را تسهیل کنند. همچنین، می توان جلسه را ضبط کرد تا توسط کسانی که در آن شرکت کرده اند بررسی شود یا با کسانی که قادر به شرکت در آن نیستند به اشتراک گذاشته شود.
بهره وری را افزایش می دهند.
جلسات مجازی معمولاً با حذف نیاز به حضور فیزیکی و امکان به اشتراک گذاری آسان اطلاعات به شرکت کنندگان بیشتر از جلسات حضوری است. راحتی و سهولت استفاده از آنها به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا به طور مؤثرتری همکاری کنند و در نتیجه تصمیمات بهتری بگیرند.
آنها اکثر مکالمات غیر ضروری را حذف می کنند.
افرادی که در جلسات فیزیکی شرکت می کنند معمولاً تمایل دارند قبل، حین یا بعد از جلسه گفتگوهای شخصی نیز داشته باشند. جلسات مجازی معمولاً دستور کارهای ثابت تری دارند و همه مکالمات می توانند برای همه حاضران شنیده شود و زمان و فضای مکالمات شخصی را به شدت کاهش می دهد.
آنها سازگارتر با محیط زیست هستند. با حذف نیاز به سفر و سایر موارد فیزیکی مانند تکه‌های کاغذ، جلسات مجازی نسبت به جلسات حضوری ردپای کربن بسیار کمتری دارند.
انواع جلسات مجازی
رایج ترین انواع جلسات مجازی عبارتند از:
کنفرانس تلفنی
این یک جلسه مجازی بین دو یا چند نفر در مکان های مختلف است و با کمک تجهیزات مخابراتی مانند خدمات تلفن و برنامه های پیام رسانی انجام می شود.
بیشتر کنفرانس‌های تلفنی فقط صوتی هستند و از طریق یک سرویس تلفنی انجام می‌شوند، اما برخی از آنها از تماس‌های ویدیویی برای دیدن یکدیگر یا فناوری صوتی- گرافیکی استفاده می‌کنند که به آنها کمک می‌کند نمودارها و گرافیک‌ها را همراه با صدا به اشتراک بگذارند.
کنفرانس های تلفنی برای کسانی که می خواهند جلساتی را در حال حرکت برگزار کنند، بدون نیاز به آمادگی اندک و تقریباً از هر کجا، بسیار محبوب هستند.
ویدئو کنفرانس
کنفرانس ویدیویی نوعی جلسه مجازی است که در آن شرکت‌کنندگان از طریق پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس اختصاصی با استفاده از رایانه یا دستگاه‌های تلفن همراه خود به یکدیگر متصل می‌شوند.
این پلتفرم‌ها به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهند تا انواع مختلفی از اطلاعات، مانند نمودارها، نمودارها، تصاویر، ویدئوها و سایر مطالب ارائه را به صورت بلادرنگ به اشتراک بگذارند، در حالی که می‌توانند یکدیگر را ببینند و بشنوند.
کنفرانس های ویدئویی به طور گسترده توسط شرکت ها در هر اندازه برای به اشتراک گذاری اطلاعات، انجام مصاحبه، آموزش کارکنان و سایر اهداف مشابه استفاده می شود.
کنفرانس وب
کنفرانس وب شبیه به کنفرانس ویدئویی است، با استثنای اصلی این که اولی همیشه شامل دیدار شرکت کنندگان با یکدیگر نمی شود. آنها از طریق برنامه های کاربردی وب خاص انجام می شوند و همچنین می توانند فقط صوتی یا مبتنی بر متن باشند. کنفرانس های وب برای وبینارها، برنامه ها و ارائه های آموزشی مجازی، پخش وب، جلسات تیم و موارد دیگر استفاده می شود.
رویداد مجازی
رویدادهای مجازی نسخه آنلاین رویدادهای فروش حضوری هستند. آنها اغلب بخشی از استراتژی بازاریابی هنگام راه اندازی یک محصول یا خدمات جدید هستند و می توانند به شکل ارائه های مجازی، نمایش محصولات زنده، جلسات پرسش و پاسخ با توسعه دهندگان محصول و سایر رویدادهای مشابه باشند.
شرکت‌ها همچنین می‌توانند نمایشگاه‌های تجاری مجازی را میزبانی کنند، اگر چندین محصول داشته باشند که باید آنها را به مخاطبانی نشان دهند که در آن لحظه خاص از نظر فیزیکی در دسترس نیستند.
 دانلود کتاب: فضای مجازی و سلامت روانی [راهکارهای بهبود روانشناختی در دنیای آنلاین] |
داشتن یک جلسه مجازی موفق
مراحلی که می توانید برای یک جلسه مجازی موفق انجام دهید عبارتند از:
۱- سعی کنید تا حد امکان از ویدئو استفاده کنید.
اگرچه اکثر جلسات از نظر فنی فقط با صدا انجام می شوند، ویدئو به شرکت کنندگان اجازه می دهد ارتباطات بهتری برقرار کنند و در مکالمات مشارکت داشته باشند.
۲- مطمئن شوید که همه قابل مشاهده هستند.
برخی از شرکت کنندگان ممکن است به دلیل قرارگیری نامناسب وب کم، نور ضعیف یا دلایل مشابه دیگر از عدم دید خود آگاه نباشند. یادآوری به همه برای اینکه مطمئن شوند چهره‌شان قابل مشاهده است، می‌تواند کل جلسه را بهبود بخشد، زیرا دیدن چهره و واکنش‌های یک فرد باعث بهبود مکالمه می‌شود.
۳- برنامه و اتصال اینترنت را از قبل تست کنید.
به همه شرکت کنندگان توصیه می شود که سخت افزار و نرم افزار جلسه مجازی و همچنین اتصال اینترنتی خود را حداقل چند دقیقه قبل از شروع جلسه بررسی کنند. این می تواند به جلوگیری از تاخیرهای قابل پیشگیری کمک کند و همه را بر روی محتوای جلسه متمرکز کند.
۴- یک گزینه فقط صوتی در دسترس داشته باشید.
اگرچه ویدیو ترجیح داده می شود، برخی از شرکت کنندگان ممکن است دسترسی فوری به وب کم یا اتصال اینترنت سریع نداشته باشند. آنها باید بتوانند از طریق صدا به جلسه بپیوندند.
۵- اهداف و دستور کار جلسه را به وضوح بیان کنید.
پس از اتصال همه و قبل از شروع گفتگو، مهم است که میزبان جلسه به همه اطلاع دهد که موضوعات بحث و برنامه جلسه چیست. حتی اگر اطلاعات از قبل به اشتراک گذاشته شده باشد، تکرار آن می تواند جلسه را از نظر زمانی کارآمدتر کند.
۶- ارائه ها را کوتاه نگه دارید
اگر جلسه شامل ارائه های شرکت کنندگان باشد، معمولاً باید تا حد امکان کوتاه باشد. شرکت کنندگان در جلسه مجازی سریعتر از یک جلسه فیزیکی تمرکز خود را از دست می دهند، بنابراین حداقل نگه داشتن زمان ارائه و تشویق گفتگوهای فعال بین شرکت کنندگان معمولاً راه های خوبی برای درگیر نگه داشتن همه است.
۷- بحث را تعدیل و تسهیل کنید.
جلسات مجازی به طور طبیعی کمتر از جلسات فیزیکی سازماندهی می شوند، شرکت کنندگان اکنون می دانند که نوبت آنها چه زمانی است و به طور ناخواسته درباره یکدیگر صحبت می کنند. با ایفای نقش به عنوان یک ناظر، می‌توانید با آگاه کردن همه از زمان صحبت کردن و اطمینان از اینکه صدای همه شنیده می‌شود، کارها را ادامه دهید.
۸- پس از جلسه بازخورد جمع آوری کنید.
تنها راه قابل اعتماد برای کشف میزان موفقیت یک جلسه معمولاً درخواست بازخورد از شرکت کنندگان پس از پایان جلسه است. انجام این کار به شما این امکان را می دهد که مسائلی را که خودتان ندیده اید کشف کنید و تا جلسه بعدی آنها را اصلاح کنید.
آداب ملاقات مجازی
این نکات آداب معاشرت مجازی را در نظر بگیرید:
اگر شرکت نخواهید کرد به همه اطلاع دهید.
اگرچه ممکن است فکر کنید که غیبت شما در یک جلسه مجازی کمتر از جلسه فیزیکی است وسوسه انگیز است، با این وجود باید اعلام شود.
هنگام میزبانی یک جلسه، همیشه یک برنامه مشخص داشته باشید.
جلسات مجازی معمولاً بدون داشتن یک دستور کار مشخص، شلوغ و غیرمولد می شوند، بنابراین اگر شما میزبان آن هستید، باید مطمئن شوید که یک برنامه کامل و مجموعه ای از اهداف آماده برای به اشتراک گذاشتن با همه دارید.
وقتی صحبت نمی کنید میکروفون خود را بی صدا کنید.
حتی زمانی که صحبت نمی کنید، صداهایی مانند صداهایی که در اثر تنفس یا سرفه ایجاد می شود می تواند جلسه را مختل کند. همه نرم‌افزارها و دستگاه‌های جلسه مجازی دارای گزینه بی‌صدا هستند، بنابراین بهتر است زمانی که چیزی نمی‌گویید از آن استفاده کنید.
همیشه سر وقت حاضر باشید
دیر رسیدن به یک جلسه مجازی معمولاً به اندازه یک جلسه حضوری قابل مشاهده نیست، اما شرکت کنندگان هنوز هم می توانند متوجه شوند. وقت شناس بودن می تواند به شما کمک کند تصویر یک فرد قابل اعتماد و فداکار را حفظ کنید.
لباس مناسب بپوشید.
انتخاب لباس حرفه ای برای جلسات مجازی می تواند به شما کمک کند جلوی دوربین حرفه ای به نظر برسید.
کادربندی و نور مناسب داشته باشید.
چند دقیقه قبل از جلسه وب کم خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که شما را به درستی قاب می کند و منبع نور مناسبی دارید. نور باید طبیعی یا مصنوعی باشد و به جای نور از پشت شما، باید از کنار وب‌کم بیاید.
توجه کامل به جلسه داشته باشید.
اگرچه افرادی که در جلسات مجازی شرکت می کنند ممکن است وسوسه شوند که چند کار انجام دهند، اما این می تواند ظرفیت شما را برای یادگیری هر چیزی از جلسه تا حد زیادی کاهش دهد.