مدیریت زمان ممکن است دشوار باشد. آنچه در زندگی شما ضروری است و آنچه برای زندگی شما مهم است اغلب چیزهای بسیار متفاوتی هستند. این موضوع به ویژه در مورد سلامتی شما صادق است، جایی که مسائل مهم تقریباً هرگز فوری به نظر نمی رسند، حتی اگر زندگی شما در نهایت در تعادل باشد.
- نه، رفتن به باشگاه امروز فوری نیست، اما برای سلامت طولانی مدت شما مهم است.
- نه، امروز از استرس نمی میرید، اما اگر به زودی متوجه آن نشوید، ممکن است منجر به, به خطر افتادن سلامتی هم بشود.
- نه، خوردن غذاهای واقعی و فرآوری نشده برای زنده ماندن شما در حال حاضر لازم نیست، اما خطر ابتلا به سرطان و بیماری را کاهش می دهد.
- نه، ضرورتی ندارد الان وقت خود را برای افزایش آگاهی و دانش بگذارید، اما ناآگاهی می‌تواند خسران‌های زیادی را به همراه داشته باشد.
و …
آیا کاری از دست ما بر می‌آید؟ اگر همه ما ۲۴ ساعت در روز وقت داشته باشیم، چگونه از آنها به طور موثرتری استفاده کنیم؟ و مهم‌تر از همه، چگونه می‌توانیم زمان خود را مدیریت کنیم تا سالم‌تر و شادتر زندگی کنیم، کارهایی را که می‌دانیم مهم هستند و همچنان مسئولیت‌های ضروری را انجام دهیم؟
من هم مانند شما در رابطه با این سوالات و پاسخ به آنها، در درون خودم جنگ و نزاع دارم، اما به هر حال, در تجربه من سه نکته مدیریت زمان وجود دارد که در واقع در زندگی واقعی کار می کنند و به شما کمک می کنند تا سلامت و بهره وری خود را بهبود بخشید. پس با من همراه باشید (در کنار سه راهکاری که در این مطلب به شما ارائه خواهم کرد، توصیه می‌کنم حتما این مطلب بسیار کارآمد را هم بخوانید)
۱. روند نیمه کاره را به هر قیمتی حذف کنید.
در عصر انفجار اطلاعات و فناوری‌های نو و ارتباطات گسترده که همه می‌توانند به حواس پرتی دائمی منجر شوند، به طرز احمقانه ای آسان است که توجه خود را بین آنچه باید انجام دهیم و آنچه جامعه ما را با آن بمباران می کند تقسیم کنیم. معمولاً همزمان با تلاش برای انجام کاری، نیازهای پیام‌ها، ایمیل‌ها و فهرست‌های کارها را متعادل می‌کنیم، به ندرت پیش می آید که ما به طور کامل درگیر وظیفه ای باشیم که در دست داریم.
من این تقسیم وقت و انرژی شما را “روند نیمه کاره” می نامم.
مثلا این هم چند نمونه از روندهای نیمه کاره …
- شما شروع به نوشتن یک گزارش می کنید، اما به طور تصادفی توقف می کنید تا بدون دلیل گوشی خود را چک کنید یا اینستاگرام و تلگرام را باز کنید.
- شما یک برنامه تمرینی جدید را امتحان می کنید. دو روز بعد، یک برنامه تناسب اندام “جدید” دیگر را که در اینترنت درخصوصش خوانده‌اید شروع به تست می‌کنید و کمی از آن را امتحان می‌کنید.
شما یک روند کسب درآمد را در پیش می‌گیرید، اما از آنجا که در ابتدا برای‌تان درآمد سرشاری ندارد، آن را رها می‌کنید و به یک یا چند کار جدیدی می‌چسبید که احساس می‌کنید از همان اول می‌تواند برای‌تان درآمد خوبی داشته باشد. - شما در هر سه برنامه پیشرفت کمی دارید و بنابراین شروع به جستجوی چیزهای بهتری می کنید. و …
- و در حالی که با شخصی در حال گفتگوی تلفنی هستید، ذهن شما به سمت صندوق ورودی ایمیل شما می رود.
صرف نظر از اینکه کجا و چگونه در دام نیمه‌کاره‌ها افتادید، نتیجه همیشه یکسان است: شما هرگز به طور کامل درگیر وظیفه ای که در دست دارید نیستید، به ندرت به یک کار برای مدت زمان طولانی متعهد می شوید، و برای انجام نیمی از آن هم زمان دو برابر بیشتر طول می کشد.
تذکر مربوط به اینجا
روند نیمه کاره دلیلی است که شما می توانید در آخرین روز قبل از تعطیلات (زمانی که واقعاً تمرکز دارید) بیشتر از ۲ هفته قبل (زمانی که دائماً حواس شما پرت می شود) انجام دهید.
مانند بسیاری از مردم، من همیشه با این مشکل دست و پنجه نرم می کنم و بهترین راهی که برای غلبه بر آن پیدا کرده ام این است که زمان قابل توجهی را برای تمرکز روی یک پروژه و حذف هر چیز دیگری مسدود کنم.
من یک تمرین را انتخاب می کنم و آن را تنها تمرکزم برای کل تمرین می کنم. (یعنی “امروز فقط برای من است. هر چیز دیگری اضافی است.”)
من چند ساعت (یا حتی یک روز کاری کامل) را برای غواصی عمیق و غوطه‌ور شدن در یک پروژه مهم اختصاص می دهم. تلفنم را در اتاق دیگری می گذارم و ایمیل، فیس بوک، اینستاگرام و توییترم را خاموش می کنم.
یا فارغ از اینکه چقدر تا نتیجه‌بخشی این پروژه باقی مانده، من مسیر خود را به صورت جدی در پیش می‌گیرم و اهمیت نمی‌دهم که پروژه‌های دیگر من را تحریک می‌کنند که به خاطر کیفیت یا کمیت بالاتر نتایج‌شان، این پروژه را رها کرده و به سراغ آنها بروم.
این حذف کامل حواس‌پرتی‌ها تنها راهی است که می‌دانم برای وارد شدن به کار عمیق و متمرکز و اجتناب از جلسات پراکنده که در آن ما صرفاً درگیر روند نیمه کاره هستیم؛ موثر خواهد بود.
- تذکر مهم: مطمئن باشید که در این مسیر انواع وسوسه‌ها به سراغ شما خواهد آمد (بویژه در روزهای اولی که قصد در پیش گرفتن این شیوه را دارید)؛ اما باید در چنین شرایطی از خودتان سوال کنید که:
- اگر کارهایی را که باید انجام می دادید، به روشی که باید انجام می دادید و نیمه کاره و نیمه سرگردانی را که بیشتر روزهای‌مان را با آن پر می کنیم را حذف می کردید، چقدر بیشتر می توانستید به دست آورید؟
- اگر پیش‌تر به وسوسه‌های این چنینی نه گفته بودید و صرفا یکی از پروژه های ابتدایی خود را در پیش گرفته بودید، الان به موفقیت نرسیده بودید؟
- کسانی که مشابه همان پروژه‌ی اولی شما را در پیش گرفتند و در آن تا پایان ماندند، الان در چه جایگاهی هستند؟
- قطعا پاسخ به این سوالات بهتر می‌تواند مانعی برای مقابله با وسوسه‌ها خواهد بود.
۲. ابتدا مهمترین کار را انجام دهید.
بی نظمی و هرج و مرج با ادامه روز بیشتر می شود. در عین حال، تصمیم‌ها و انتخاب‌هایی که در طول روز می‌گیرید، قدرت اراده شما را تحلیل می‌برند. کمتر احتمال دارد که در پایان روز تصمیم خوبی بگیرید تا در ابتدا.
من متوجه شده ام که همین روند در تمرینات من نیز صادق است. با پیشرفت تمرین، اراده کمتری برای به پایان رساندن ست ها، تکرارها و انجام تمرینات دشوار دارم. به همه این دلایل، تمام تلاشم را می‌کنم تا مطمئن شوم اگر کاری مهم است که باید انجام دهم، ابتدا آن را انجام می‌دهم.
- اگر مقاله مهمی برای نوشتن داشته باشم،به محض اینکه از خواب بیدار می شوم شروع به تایپ می کنم.
- اگر تمرین سختی وجود دارد که باید انجام دهم، آن را در ابتدای هر تمرین انجام می دهم.
- اگر پروژه‌ای دارم که ذهنم را بیشتر به خود مشغول کرده و اهمیت بالاتری دارد، بی فوت وقت اول به همان می‌پردازم.
اگر مهم ترین کار را اول انجام دهید، هرگز روزی نخواهید داشت که کاری مهم را انجام ندهید. با پیروی از این استراتژی ساده، معمولاً روزی پربار خواهید داشت، حتی اگر همه چیز طبق برنامه پیش نرود.
مرتبط: بهره وری چیست و چرا مهم است؟
۳. دامنه را کاهش دهید، اما به برنامه پایبند باشید.
من قبلاً در مورد اهمیت نگه داشتن خود به یک برنامه و نه ضرب الاجل نوشته ام. ممکن است مواردی وجود داشته باشد که ضرب‌الاجل‌ها منطقی باشند، من متقاعد شده‌ام که وقتی نوبت به انجام کارهای مهم در بلندمدت می‌رسد، پیروی از یک برنامه بسیار مؤثرتر است.
با این حال، وقتی نوبت به کارهای روزمره می رسد، پیروی از یک برنامه راحت تر از انجام آن است. از هر کسی که قصد دارد هر دوشنبه، چهارشنبه و جمعه تمرین کند، بپرسید، و آنها می توانند به شما بگویند که چقدر سخت است که هر بار بدون شکست به برنامه خود پایبند باشید.
برای مقابله با حواس‌پرتی‌های برنامه‌ریزی نشده‌ای که رخ می‌دهد و غلبه بر تمایل به خارج شدن از مسیر، تغییر کوچکی در نحوه رویکردم به برنامه‌ام ایجاد کرده‌ام. هدف من این است که برنامه را در اولویت قرار دهم و نه محدوده را، که برعکس روشی است که معمولاً به اهداف خود نزدیک می شویم.
برای مثال، فرض کنید امروز از خواب بیدار شده اید و قصد دارید امروز بعدازظهر چهار کیلومتر بدوید. در طول روز، برنامه شما دیوانه شد و زمان شروع به دور شدن از شما کرد؛ و لذا اکنون فقط ۲۰ دقیقه فرصت دارید تا تمرین کنید.
در این مرحله شما دو گزینه دارید.
- اولین مورد این است که بگویید: “امروز وقت کافی برای تمرین ندارم” و زمان اندکی را که باقی مانده را صرف کار دیگری کنید. این همان کاری است که من معمولا در گذشته انجام می دادم.
- گزینه دوم کاهش دامنه است، اما به برنامه پایبند باشید. یعنی به جای دویدن چهار کیلومتر، یک کیلومتر بدوید یا پنج دوی سرعت یا ۳۰ جک پرش انجام دهید. اما شما به برنامه پایبند هستید و در هر شرایطی تمرین می کنید. من با استفاده از این رویکرد موفقیت طولانی مدت بیشتری نسبت به روش اول پیدا کرده ام.
به طور روزانه، تأثیر انجام پنج دوی سرعت چندان قابل توجه نیست، به خصوص زمانی که برای دویدن چهار کیلومتر برنامه ریزی کرده بودید. اما تأثیر تجمعی ماندن همیشه در برنامه بسیار زیاد است. مهم نیست در چه شرایطی و هر چقدر هم که تمرین کوچک باشد، می دانید که کار امروز را به پایان خواهید رساند. اینگونه است که اهداف کوچک به عادت های مادام العمر تبدیل می شوند.
صحبت نهایی
قطعا راه‌کارهای بسیار دیگری هم برای مدیریت زمان‌تان وجود دارد؛ مواردی همچون روش‌های موجود در این مطلب، یا بهره گیری از متدهای مدیریت زمان مثل این، یا …؛ اما یادتان باشد که در هر صورت، لین عنصر تعهد است که به شما کمک می‌کند که چه با به کارگیری چند راهکار محدود و چند چندین راهکار متنوع، به مطلوب خود در موضوع مدیریت زمان‌تان و رسیدن به بهره‌وری حداکثری دست پیدا کنید. پس حتما امروز کاری را به پایان برسانید، حتی اگر دامنه آن کمتر از حد انتظار شما باشد.
یادتان باشد که لزومی ندارد شیوه‌های مختلف را به صورت پی در پی تست و امتحان کنید، که این دقیقا همان مشکلی خواهد شد که در بالا بدان اشاره کردم. شما راهکارتان را انتخاب کنید، آن را متعدانه پیش بگیرید و فقط سعی کنید ذهن و جسمتان را با آن همسو کنید. همین (در ضمن برای اینکه دهن‌تان بهتر با این رویه همسو شود، خوب است بعضی از افکار اشتباه درخصوص مدیریت زمان را نیز بشناسید، این مطلب می‌تواند در این خصوص به شما کمک زیادی بکند.)