ابزارهای مدیریت وظایف شخصی به افراد این امکان را می دهد که کارهای روزانه خود را چه به صورت شخصی و چه حرفه ای سازماندهی کنند. استفاده از این ابزارها می تواند به شما کمک کند تا روی اهداف روزانه خود متمرکز شوید، مهمترین کارها را اولویت بندی کنید و در کل بهره وری بیشتری داشته باشید.
در این مقاله از ایوسی، به این موضوع می پردازیم که چرا استفاده از ابزارها و برنامه های مدیریتی مفید است و فهرستی از ۱۴ ابزار و برنامه مدیریت کار را که می توانید استفاده کنید، ارائه می دهیم.
مطالب مرتبط: نحوه اولویت بندی وظایف در محل کار
چرا ابزارها و برنامه های مدیریت وظیفه مفید هستند؟
مدیریت وظایف شخصی فرآیند شما برای سازماندهی جنبه های مختلف زندگی روزمره است. افراد بسته به ترجیحات شخصی خود، وظایف خود را به طور متفاوتی اولویت بندی و سازماندهی می کنند. برخی از افراد از برنامه های تلفن همراه استفاده می کنند، برخی دیگر آنها را در یک برنامه ریز یادداشت می کنند و برخی استفاده از برنامه ها را در رایانه خود انتخاب می کنند. صرف نظر از اینکه کدام روش را انتخاب می کنید، استفاده از ابزارها و برنامه های مدیریت وظیفه مزایای زیادی دارد، مانند:
شما می توانید همه چیز را از یک مکان مدیریت کنید.
چه بر روی یک پروژه گروهی کار کنید، چه به تنهایی کار کنید یا فقط لیست کارهای شخصی خود را برای آن روز بنویسید، استفاده از ابزارهای مدیریت کار می تواند به شما کمک کند همه این کارها را از یک پلتفرم انجام دهید.
می توانید وظایف خود را اولویت بندی کنید.
بسیاری از برنامه‌ها می‌توانند به شما در سازماندهی موارد فهرست بر اساس اهمیت کمک کنند. برخی از کارها به زمان کمتری نیاز دارند، در حالی که برخی دیگر به تلاش و مهارت بیشتری نیاز دارند. ابزارهای مدیریت کار می توانند به شما کمک کنند تا تعیین کنید کدام کارها را ابتدا انجام دهید، که باعث می شود روز شما کارآمدتر شود.
از هر جایی می توانید به داده های خود دسترسی داشته باشید.
اگر می خواهید آخر هفته یا در تعطیلات کار کنید، نرم افزار مدیریت وظایف می تواند پیشرفت شما را ذخیره کند. به این ترتیب، حتی زمانی که در رایانه کاری خود نیستید، می توانید به فایل های خود دسترسی داشته باشید.
می توانید وظایف را محول کنید.
بسیاری از ابزارهای حرفه ای مدیریت وظایف به شما این امکان را می دهند که با افراد دیگر ارتباط برقرار کرده و وظایف خود را به اشتراک بگذارید. از برخی برنامه‌ها، حتی می‌توانید پیشرفت دیگران را در کارهایی که به آنها محول کرده‌اید تماشا کنید.
می توانید همکاری تیمی را بهبود ببخشید.
اغلب، تیم ها می توانند از ابزارهای مدیریت وظیفه برای مشاهده پروژه هایی که با سایر اعضای تیم روی آنها کار می کنند، استفاده کنند. همه اعضای تیم می توانند از دستگاه های فردی خود استفاده کنند تا ببینند چه کسی روی جنبه های مختلف پروژه کار می کند. آنها می توانند از این ابزار برای تعیین موثرتر نحوه تکمیل پروژه استفاده کنند.
می‌توانید زمانی را که برای کارها صرف می‌کنید، پیگیری کنید.
این مفید است که بدانید دقیقا چقدر برای هر کار وقت می گذارید. اگر انتظار داشتید کاری را در یک ساعت به پایان برسانید اما تقریباً دو ساعت طول کشید، می‌توانید اقداماتی را انجام دهید تا همان کار را در آینده سریع‌تر انجام دهید.
مطالب مرتبط: نحوه واگذاری وظایف در محل کار
فهرست ۱۴ ابزار و برنامه مدیریت کار
امروزه ابزارها و برنامه های مدیریت وظایف زیادی در دسترس هستند. آنها از نظر سادگی، رابط کاربری، نیازهای شخصی و ترجیحات متفاوت هستند. در اینجا لیستی از ۱۴ ابزار یا برنامه وجود دارد که ممکن است برای کمک به مدیریت لیست کارهای خود از آنها استفاده کنید:
۱. Ntask
این پلتفرم مدیریت وظایف، امکانات متنوعی را برای ایجاد و تکمیل وظایف به کاربران ارائه می دهد. برخی از آنها عبارتند از زمان‌بندی وظایف یک‌باره یا تکراری، ایجاد و تخصیص پروژه‌ها، ارسال هشدارهای مهلت به اعضای تیم و ایجاد یک ماژول ردیابی زمان با استفاده از بخش‌های خاص تیم برای مدیریت و حقوق و دستمزد. سایر ویژگی های قابل توجه عبارتند از احراز هویت دو مرحله ای برای افزایش امنیت و توانایی مدیریت موثر پروژه ها از طریق تابلوهای گردش کار مانند Kanban.
۲. Microsoft To-Do
Microsoft To-Do مبتنی بر فضای ابری است و به طور کامل با Microsoft 365 ادغام می شود، بنابراین می توانید وظایف را از چندین دستگاه وارد و همگام کنید. این کار از چندین مکان را ساده تر می کند. سایر ویژگی های کلیدی عبارتند از اولویت بندی کارها، ردیابی سررسید و لیست وظایف روزانه. همچنین می توانید تجربه خود را با تم ها و رنگ های مختلف بسته به ترجیح کاربر سفارشی کنید.
۳. TeuxDeux
TeuxDeux – که مانند “to do” تلفظ می شود – یک برنامه مدیریت زمان ساده و در عین حال موثر است که برای افراد یا مشاغل کوچک مناسب است. همه مواردی که با استفاده از برنامه ایجاد می‌کنید مستقیماً با تقویم رایانه شما همگام‌سازی می‌شوند، که می‌توانید آن را با حداکثر شش کاربر به اشتراک بگذارید. اگر کاری را در روز تعیین شده تکمیل نکنید، به طور خودکار برای روز بعد برنامه ریزی مجدد می شود تا بدانید که آن را کامل کنید. همچنین می توانید کارهای تکراری و لیست کارهای سفارشی ایجاد کنید.
۴. Any.do
Any.do یکی دیگر از برنامه های ساده مدیریت کار است. این یک رابط کاربری ساده و ساده برای ایجاد وظایف دارد. می توانید موارد را با فرمان صوتی اضافه کنید، لیست های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و فایل ها را پیوست کنید. ویژگی های دیگر شامل سازماندهی و اولویت بندی بر اساس رنگ و تعیین ضرب الاجل و یادآوری برای کمک به شما در تکمیل کارها به موقع است.
۵. Toodledo
Toodledo دارای بسیاری از ویژگی های کلیدی به عنوان یک برنامه مدیریت کار است، از جمله به شما کمک می کند وظایف خود را مدیریت کنید و آنها را به صورت یک طرح کلی به شما نشان می دهد و به شما امکان می دهد وظایف فرعی یا یادداشت هایی را در زیر وظایف کلیدی اضافه کنید. یکی دیگر از ویژگی های جالب این است که می توانید عادات خود را با نظارت روزانه بر آنها ردیابی کنید. Toodledo حتی نمودارها و نمودارهایی از پیشرفت شما را به شما ارائه می دهد. از دیگر ویژگی‌های این برنامه می‌توان به موارد ردیابی زمان در فهرست کارها و امکان استفاده از برنامه در تلفن‌های همراه و رایانه اشاره کرد.
۶. Habitica
اگر از بازی لذت می برید، Habitica ممکن است یک برنامه لیست کارهای عالی برای شما باشد. این یک ابزار مدیریت کار منحصر به فرد است زیرا وظایف روزانه شما را به یک بازی نقش آفرینی تبدیل می کند. شما یک آواتار ایجاد می کنید و با تکمیل موارد موجود در لیست کارهای خود، قفل پاداش ها را باز می کنید. همچنین می‌توانید بسته به نوع کاری که انجام می‌دهید، فهرست‌های کارها را به برچسب‌های مختلف تقسیم کنید، یادآوری تنظیم کنید و با بازیکنان دیگر رقابت کنید.
۷. Evernote
Evernote ابزاری است که می توانید به صورت حرفه ای و شخصی از آن استفاده کنید. در حالی که دسترسی به ایجاد یادداشت‌های روزانه و لیست کارهای شخصی شما را می‌دهد، همچنین دارای یک ویژگی تجاری مفید است که فضای کاری را برای تیم‌های متعدد برای کار روی پروژه‌های مختلف فراهم می‌کند. سایر ویژگی ها شامل دسترسی آفلاین، تشخیص چند زبان، اسکنر اسناد و قابلیت همگام سازی با ایمیل است تا بتوانید وظایف را از ایمیل خود به برنامه اضافه کنید.
مطالب مرتبط: پرسش و پاسخ : چگونه می توانم منظم بمانم؟
۸. آیزنهاور
Eisenhower از یک ماتریس برای کمک به شما در اولویت بندی وظایف خود استفاده می کند. چهار ماتریس با عناوین «اول انجام دهید»، «تکلیف»، «زمان‌بندی» و «انجام نکن» وجود دارد. استفاده از این دسته بندی های خاص می تواند به کاربران کمک کند تا در کار باقی بمانند و روی کارهایی که نیاز به توجه فوری دارند تمرکز کنند. سایر ویژگی های قابل توجه عبارتند از تایمر حالت فوکوس که به شما امکان می دهد تا حداکثر ۳۰ دقیقه بدون وقفه بر روی یک کار تمرکز کنید، توانایی تفویض کارها به سایر کاربران و شمارنده کار که به شما کمک می کند لیست های خود را مدیریت کنید.
۹. خرس
اگر شغل شما مستلزم نوشتن زیاد است، یا اگر اغلب در حالی که دور از رایانه خود هستید ایده های مربوط به کار را توسعه می دهید، Bear ممکن است یک برنامه مفید باشد. Bear به شما امکان می دهد یادداشت هایی را در تلفن خود ایجاد کنید و آنها را به PDF یا اسناد Microsoft Word تبدیل کنید. می‌توانید از فونت‌ها و سبک‌های قالب‌بندی مختلف به دلخواه خود برای ایجاد سند دقیق مورد نیاز خود استفاده کنید. همچنین می‌توانید از هشتگ‌ها برای سازماندهی یا یافتن سریع یادداشت‌های خود، تعیین تعداد کلمات و زمان خواندن در مقالاتی که ایجاد می‌کنید استفاده کنید و از حالت تمرکز برای کمک به تمرکز استفاده کنید.
۱۰. حواشی
Antnotes یک ابزار مدیریت کار برای رایانه‌ها است که از یادداشت‌های چسبناک مجازی استفاده می‌کند تا بتوانید موارد مهم یا ضرب‌الاجل‌ها را به خود یادآوری کنید. می‌توانید از بین رنگ‌ها و اندازه‌های مختلف، یادداشت‌هایی ایجاد کنید که فهرست‌های شما را به ترتیبی که دوست دارید مرتب کند. سایر ویژگی‌ها عبارتند از امکان افزودن پیوندها یا عکس‌ها به یادداشت‌های خود، استفاده از ویژگی جستجو برای یافتن یادداشت مورد نظر و امکان مدیریت آرشیو یادداشت‌ها برای یافتن یادداشت‌هایی که تکمیل کرده‌اید در صورت نیاز به بازگشت. و آنچه را که قبلا انجام داده اید نظارت کنید.
۱۱. SomTodo
SomTodo وظایف شما را در پوشه های مختلف سازماندهی می کند تا بتوانید آسانتر چند کار را انجام دهید. شما می توانید ضرب الاجل تعیین کنید، موارد را اولویت بندی کنید، رمز عبور تعیین کنید تا پوشه های خود را ایمن تر کنید و یادداشت های اضافی را اضافه کنید که در صورت لزوم جزئیات بیشتری را در مورد هر کار به شما ارائه می دهد. این برنامه دارای گزینه ای برای همگام سازی داده های شما با ابر است تا در صورت تغییر دستگاه بتوانید پوشه های خود را نگه دارید.
۱۲. این کار را انجام دادم
برنامه I Done This کارهایی را که قبلاً انجام داده‌اید ردیابی می‌کند، اما به شما امکان می‌دهد کارهایی را که در حال حاضر روی آنها کار می‌کنید نظارت کنید و کارهایی را که باید شروع کنید شناسایی کنید. می توانید کارهای روزانه خود را یادداشت کنید، در حین تکمیل آن ها را بررسی کنید و کارهایی را که انجام داده اید در پایان روز مرور کنید. سایر ویژگی‌ها عبارتند از توانایی ایجاد وضعیت‌های کار، بنابراین می‌دانید چه مقدار از یک کار را انجام داده‌اید و گزارش‌های پیشرفتی که بر عملکرد وظایف شما نظارت می‌کند.
۱۳. ActiveInbox
اگر بیشتر وظایف شغلی و ارتباطات شما از طریق ایمیل انجام می شود، ممکن است یک برنامه مدیریت وظایف خاص برای این نوع کار برای شما مفید باشد. ActiveInbox ابزاری مفید برای حرفه‌ای‌هایی است که می‌خواهند هنگام بررسی صندوق‌های ورودی گسترده خود متمرکز بمانند. این به کاربران اجازه می‌دهد تا تاریخ‌های سررسید برای بازگرداندن ایمیل‌ها ایجاد کنند، پوشه‌هایی را برای پروژه‌ها بسازند و تاریخ‌های سررسید را برای کارهای ایمیل آتی تعیین کنند.