مدیریت زمان و توانایی خود برای ایجاد تعادل در چندین کار می تواند به شما در بهبود شغلتان کمک کند. اولویت بندی و سازماندهی روزتان می تواند به شما کمک کند تا ضرب الاجل ها را رعایت کنید، متمرکز بمانید و فعال باشید. برای حفظ بهره وری باید بتوانید چند کار انجام دهید، که می تواند منجر به رسیدن به اهداف مهم و پیشرفت شغلی شما شود.
در این مقاله از ایوسی، مهارت‌های چندوظیفه‌ای را توضیح می‌دهیم، مثال‌هایی را شامل می‌شویم و نشان می‌دهیم که چگونه توانایی‌های چندوظیفه‌ای خود را بهبود ببخشید.
مهارت های چندوظیفه ای چیست؟
چندوظیفه ای به توانایی مدیریت چندین مسئولیت به طور همزمان با تمرکز بر یک کار و در عین حال پیگیری مسئولیت های دیگر اشاره دارد. انجام چندوظیفه ای در محل کار اغلب شامل جابجایی بین وظایف و انجام موثر وظایف مختلف به سرعت یکی پس از دیگری است. به عنوان مثال، پاسخ دادن به تلفن در یک بخش پذیرایی شلوغ در بین سلام کردن به بیماران یا پاسخ دادن به ایمیل ها، مهارت های چندوظیفه ای را نشان می دهد.
چرا مهارت های چندوظیفه ای مهم هستند؟
مهارت های چندوظیفه ای مهم هستند زیرا محیط کاری کارآمدی را ایجاد می کنند. در اینجا مزایای چندوظیفه ای وجود دارد:
-
صرفه جویی در زمان: چندوظیفه ای به شما کمک می کند تا چندین کار را همزمان انجام دهید، در زمان صرفه جویی کنید. به عنوان مثال، می‌توانید هنگام صحبت با آنها در تلفن، یادداشت‌هایی را در سند مشتری تایپ کنید. در این مدت زمان کوتاه‌تر، به جای اینکه هر کدام را جداگانه به پایان برسانید و دو برابر زمان بیشتری را صرف آنها کنید، دو کار را همزمان انجام می‌دهید.
-
صرفه جویی در هزینه: کارفرمایان می خواهند کارمندانی را با توانایی های چندوظیفه ای عالی استخدام کنند زیرا می توانند وظایف بیشتری را به آنها محول کنند و در هزینه های مربوط به استخدام فرد دیگر صرفه جویی کنند. نشان دادن اینکه چقدر خوب چند کار را انجام می دهید، شما را به یک کارمند ارزشمند تبدیل می کند.
-
افزایش بهره وری: چندوظیفه ای بهره وری را افزایش می دهد زیرا می توانید کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهید. هرچه کارهای بیشتری در طول روز انجام دهید، بهره وری بیشتری خواهید داشت.
-
کاهش اهمال کاری: چندوظیفه ای به افراد کمک می کند تا احساس موفقیت بیشتری کنند زیرا می توانند همزمان بیش از یک کار را انجام دهند. این احساس بهره وری انگیزه را افزایش می دهد و افراد را تشویق می کند تا به کار خود ادامه دهند.
نمونه هایی از مهارت های چندوظیفه ای
چندوظیفه ای شامل مهارت های بسیاری است که باید آن ها را توسعه دهید تا حرفه ای کارآمدتر باشید. در اینجا متداول ترین مهارت های مورد نیاز برای چندوظیفگی آورده شده است:
-
سازمان
-
اولویت بندی
-
برنامه ریزی
-
هیئت نمایندگی
سازمان
چندوظیفه ای عالی شامل دانستن دقیقاً چه وظایفی است که باید انجام دهید و چه زمانی آنها را کامل کنید. سازماندهی شامل مدیریت روز، هفته و ماه است تا شما را در مسیر انجام وظایف خود نگه دارد. فضای کاری خود را مرتب نگه دارید تا همیشه بتوانید اسناد، یادداشت ها و سایر اسناد مورد نیاز خود را فوراً پیدا کنید. به طور مشابه، سیستم کامپیوتر و فایل های خود را سازماندهی کنید تا به راحتی به اسناد و مدارک دسترسی داشته باشید.
مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال
اولویت بندی
اولویت بندی توانایی ارزیابی مسئولیت ها و سازماندهی وظایف از نظر اهمیت مدیریت زمان است. اولویت بندی ممکن است به این معنا باشد که ابتدا ساده ترین موارد را تکمیل کنید و بقیه زمان خود را صرف کارهای بزرگتر و پیچیده تر کنید. همچنین می‌تواند به معنای شروع با حساس‌ترین وظایف، سپس پایان دادن به کارهای کمتر مهم باشد. صرف نظر از اینکه چگونه اولویت بندی را انتخاب می کنید، توانایی به حداکثر رساندن زمان خود با ایجاد نظم یک مهارت ضروری برای چندوظیفه ای موثر است.
بیشتر بخوانید: چگونه وظایف را در محل کار اولویت بندی کنیم
برنامه ریزی
برنامه ریزی شامل برنامه ریزی زمان برای اطمینان از رسیدن به ضرب الاجل ها و اهداف است. توانایی گرفتن موقعیت های پیچیده و تجزیه آنها به مراحل و ضرب الاجل قابل کنترل است. با برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزانه‌تان و حساب کردن کارهای غیرمنتظره، تصمیم می‌گیرید که کجا می‌توانید چند کار را انجام دهید تا طبق برنامه بمانید.
مرتبط: چگونه یک برنامه کاری روزانه بسازیم + دانلود فرم برنامه ریزی
هیئت نمایندگی
تفویض اختیار زمانی است که از دیگران می خواهید به شما کمک کنند تا وظایف خود را انجام دهید تا طبق برنامه باقی بمانید. وقتی تفویض اختیار می‌کنید، معمولاً وظایف کوچک‌تری را به اعضای تیم می‌دهید تا بتوانید روی آن‌هایی که اولویت بیشتری دارند تمرکز کنید. تفویض اختیار ارتباط نزدیکی با زمان بندی و اولویت بندی دارد. چندوظیفه ای خوب مستلزم این است که بدانید چه زمانی کار کافی دارید و محدودیت هایی را برای مدیریت زمان خود حفظ کنید.
چگونه می توان مهارت های چندوظیفه ای را بهبود بخشید
این مراحل را دنبال کنید تا به شما در بهبود مهارت های چندوظیفه ای کمک کند:
-
فهرستی از کارها تهیه کنید.
-
وظایف خود را اولویت بندی کنید
-
کارهای مشابه را گروه بندی کنید.
-
عوامل حواس پرتی را کاهش دهید.
-
پیشرفت خود را زیر نظر داشته باشید.
-
در صورت نیاز وظایف را محول کنید.
-
تمرین.
۱. فهرستی از کارها تهیه کنید.
با تهیه لیست کارهای روزانه، یک برنامه اقدام ایجاد کنید. برای اینکه بتوانید متمرکز بمانید، باید فهرست روشنی از آنچه باید در روز تکمیل کنید داشته باشید. در ابتدای هر روز کاری، ۱۰ تا ۱۵ دقیقه را صرف فهرست کردن وظایف در یک دفترچه یادداشت کنید. کارهای بزرگتر را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید.
۲. وظایف خود را اولویت بندی کنید.
پس از ایجاد لیستی از وظایف برای تکمیل، فهرست خود را با اولویت بالاتر به کمترین سازماندهی مجدد کنید. برای تصمیم گیری در مورد اینکه کدام وظایف دارای اولویت بالا و کدام یک کم اولویت هستند، وظایف خود را در دسته های زیر قرار دهید:
-
فوری و مهم: اینها وظایف با اولویت بالایی هستند که ابتدا باید آنها را تکمیل کنید. به عنوان مثال، پاسخ دادن به سوالات مشتری، تکمیل پروژه ها با مهلت های زمانی نزدیک و انجام یک کار فوری برای مدیر شما است.
-
فوری و مهم نیست: شما معمولاً می توانید این کارها را در هر زمانی در طول روز انجام دهید، اما زمانی که آنها را تکمیل کردید، ارزش بیشتری به آنها اضافه کنید. بسیاری از وظایف نه فوری اما مهم شامل برخی برنامه‌ریزی‌ها، مانند شبکه‌سازی با شرکت‌های دیگر برای افزایش دسترسی به کسب‌وکار است.
-
فوری و غیر مهم: این دسته برای کارهای با اهمیت کم است که برای رسیدن به کارهای مهمتر باید آنها را تکمیل کنید. یک مثال از آن رزرو پرواز است تا بتوانید در یک کنفرانس بازاریابی شرکت کنید. اگر بر پروژه ها یا افراد نظارت دارید، ممکن است بتوانید این وظایف را به یکی از اعضای تیم محول کنید.
۳. کارهای مشابه را گروه بندی کنید.
پس از اینکه وظایف خود را سازماندهی و اولویت بندی کردید، کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید. چندوظیفه ای معمولاً شامل کار بر روی وظایف مشابه است، بنابراین گروه بندی آنها با هم می تواند کارایی شما را افزایش دهد. این همچنین ممکن است به معنای ترکیب وظایفی باشد که به اقدامات مشابهی نیاز دارند، مانند کار در کمپین های رسانه های اجتماعی برای سه حساب مختلف. با کار بر روی کارهای مرتبط، می توانید تمرکز خود را افزایش دهید.
۴. عوامل حواس پرتی را کاهش دهید.
حواس پرتی با کاهش توانایی شما در تمرکز، بر انجام چند کار تأثیر می گذارد. راه های از بین بردن حواس پرتی عبارتند از:
-
در حین انجام کارهایی که نیاز به توجه کامل شما دارند، درب دفتر خود را بسته نگه دارید.
-
اگر فضای کار اصلی شما خیلی بلند است، به یک اتاق کنفرانس ساکت بروید.
-
تلفن همراه خود را خاموش کنید و آن را دور از دید قرار دهید.
-
گوش دادن به موسیقی اگر تمرکز شما را افزایش دهد.
-
هر ساعت استراحت های کوتاهی برای شارژ کردن داشته باشید.
۵. بر پیشرفت خود نظارت کنید.
به طور منظم کارهایی را که در طول روز انجام می دهید نظارت کنید تا مطمئن شوید که طبق برنامه می مانید. اگر از برنامه عقب مانده اید، ممکن است لازم باشد به جای تلاش برای تغییر وظیفه، بر روی یک کار تمرکز کنید. این می تواند به شما کمک کند کارهای مهم را به سرعت به پایان برسانید و به وظایف چندوظیفه ای دیگر بازگردید.
۶. در صورت نیاز وظایف را محول کنید.
هنگامی که وظایف خود را اولویت بندی می کنید، احتمالاً کارهایی با اولویت پایین تری پیدا خواهید کرد تا به شخص دیگری اختصاص دهید. به عنوان مثال، شما یک پست رسانه اجتماعی ایجاد کردید اما ویرایش و آپلود آن را به دستیار محول کردید. اگر بر هیچ پروژه یا فردی نظارت نمی کنید، می توانید از مدیر خود برای تفویض وظایف به اعضای تیم خود کمک بخواهید.
مطالب مرتبط: ۵ راه ساده برای بهره وری بیشتر در محل کار
۷. تمرین کنید
این آخرین مرحله ممکن است یکی از مهمترین آنها باشد. تمرین کنید، تمرین کنید، تمرین کنید و به زودی در انجام چند کار کارآمدتر خواهید شد.
چگونه مهارت های چندوظیفه ای را برجسته کنیم
در اینجا چند راه برای برجسته کردن مهارت های چندوظیفه ای خود در طول جستجوی شغل آورده شده است:
مهارت های چندوظیفه ای در رزومه شما
در رزومه خود، شما می خواهید توانایی خود را در انجام چند کار به جای بیان آن، نشان دهید. ارائه مثال‌های خاص در بخش معرفی رزومه و تجربه کاری بسیار مؤثرتر از فهرست کردن چند وظیفه‌ای در بخش مهارت‌های شماست. هنگام توصیف مسئولیت های خود، نحوه مدیریت چندین کار را به طور همزمان شرح دهید:
مثال:
-
در حین مدیریت پورتفولیو، تماس های مشتری را به صورت میدانی انجام داد
-
در حین طراحی مجدد وب سایت های مشتری، روی وظایف بازاریابی ایمیلی کار کرد
-
سخنرانی ها را آماده کرد، پیشنهادهای کمک مالی نوشت و به یک رئیس کمیته مشاوره داد
-
پردازش مدارک بیمه در حین خوشامدگویی به مهمانان، پاسخگویی به تلفن و تعیین قرار
همچنین می توانید توانایی های چندوظیفه ای خود را در قسمت فعالیت های فوق برنامه خود نشان دهید. با فهرست کردن کارهای داوطلبانه و سایر فعالیت‌ها، استعداد خود را در ایجاد تعادل بین پروژه‌های مختلف نشان می‌دهید.
مهارت های چندوظیفه ای در کاور نامه شما
همچنین می‌خواهید مهارت‌های خود را در نامه پوششی خود نشان دهید، جایی که می‌توانید پیچیدگی مسئولیت‌هایی را که در یک زمان مدیریت کرده‌اید توضیح دهید. به یک یا دو داستان از تجربه کاری قبلی خود فکر کنید که مهارت های چندوظیفه ای شما را نشان می دهد.
مثال: “من به عنوان معاون اداری مطب پزشک، وظایف عادی روزانه خود را انجام می دادم که شامل نوبت دهی، ثبت مطالبات بیمه ای و انجام حسابداری و صورتحساب بود و همچنین دو کارمند جدید را آموزش دادم.”
مهارت های چندوظیفه ای در طول مصاحبه خود
نشان دادن مهارت‌های چندوظیفه‌ای خود در طول مصاحبه مانند توضیح دادن آنها در رزومه و نامه پوششی‌تان عمل می‌کند. اگر مصاحبه کننده به طور خاص در مورد توانایی های چندوظیفه ای شما می پرسد، یک مثال خاص به او بزنید. همچنین می‌توانید مهارت‌های چندوظیفه‌ای خود را در پاسخ به سؤالات دیگری مانند “بزرگترین قدرت شما چیست؟”