هنگامی که یک نفر قادر به تکمیل یک پروژه به تنهایی نباشد، اهداف کلی را به وظایف کوچکتر تقسیم می کند و آن وظایف را به افراد دیگر محول می کند. این فرآیند به عنوان تفویض اختیار شناخته می شود و بخش اساسی کار تیمی است. در حالی که تفویض اختیار ممکن است راه حلی منطقی برای استرس و کار بیش از حد به نظر برسد، توانایی تفویض اختیار به طور موثر یک مهارت رهبری پیشرفته است که می توانید آن را توسعه داده و تمرین کنید.
در این مقاله از ایوسی، مروری بر چیستی تفویض اختیار، نحوه یادگیری تفویض اختیار و روش‌هایی برای تفویض اختیار موثر در محل کار ارائه می‌کنیم.
تفویض یعنی چه؟
تفویض یک کار به این معنی است که شما دوباره مسئولیتی را به شخص ثالث واگذار می کنید تا آنها بتوانند آن را تکمیل کنند. همچنین می تواند به دادن اختیار به شخص دیگری برای اقدام از جانب شما اشاره داشته باشد. تفویض اختیار به درستی مستلزم اعتماد کردن به دیگران و همچنین درک اینکه کدام وظایف را می‌توانید محول کنید و کدام وظایف را باید شخصاً انجام دهید.
تفویض اختیار مستلزم دانستن نقاط قوت تیم و استراتژی هایی است که آنها برای تکمیل کار خود استفاده می کنند. شما همچنین باید درک کاملی از نحوه جمع شدن وظایف مختلف واگذار شده برای دستیابی به یک هدف نهایی داشته باشید. تفویض اختیار شامل تعیین واضح انتظارات در مورد آنچه باید انجام شود، استانداردهای موفقیت و جدول زمانی برای تکمیل یک پروژه است.
بیشتر بخوانید: تفویض اختیار: تعریف و راهنما
مزایای تفویض اختیار
کارفرمایان به دنبال کاندیداهایی هستند که تجربه تفویض اختیار برای کمک به رهبری و مدیریت عملیات روزانه کسب و کار خود را داشته باشند. تفویض اختیار یکی از مهمترین بخشهای مدیریت پرسنل و استراتژیک بودن در مورد نحوه مدیریت زمان کارکنان به صورت فردی و گروهی است. توانایی تفویض اختیار مزایای زیادی دارد از جمله:
محافظت از زمان شما
صرف نظر از موقعیتی که در محل کار دارید، زمان شما ارزشمند است. تلاش برای انجام بیش از حد وظایف در یک زمان می تواند باعث فرسودگی و استرس غیر ضروری شود. محافظت از زمان خود با واگذاری وظایف غیر ضروری به دیگران به شما این امکان را می دهد که بر شایستگی ها و مسئولیت های اصلی خود تمرکز کنید.
مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال
بهبود کیفیت تولید
با واگذاری وظایف به افرادی که می توانند آنها را به بهترین نحو انجام دهند، کیفیت کلی کار تیم خود را بهبود می بخشید. پخش استرس یک پروژه در بین افراد متعدد به جای تلاش برای انجام همه کارها، به همه اجازه می دهد تا به جای عجله برای رسیدن به یک ضرب الاجل، روی کیفیت کار خود تمرکز کنند.
رشد مهارت های تیمی
تشویق تیم خود به پذیرش مسئولیت بیشتر با واگذاری وظایف اصلی به آنها، به همه این فرصت را می دهد تا دریابید که در چه چیزی بهترین هستند و مهارت های مختلف را در محل کار توسعه دهند. اعتماد به همکاران خود برای مشارکت در پروژه، فرهنگ تیمی از توانمندسازی و توسعه حرفه ای مستمر را ایجاد می کند.
نشان دادن رهبری
تفویض اختیار به طور موثر به کارفرمایان نشان می دهد که شما پتانسیل رهبری دارید و می توانید پروژه ها را در مقیاس بزرگتر مدیریت کنید. سخت کار کردن بر روی مسئولیت های خود و همچنین بررسی وضعیت وظایف محول شده با تیم خود، توانایی انجام چند کار و اولویت بندی را نشان می دهد، دو مهارت ضروری در مدیریت که می تواند به رشد حرفه شما کمک کند.
مطالب مرتبط: پرسش و پاسخ: چرا رهبری در سازمان ها مهم است؟
حل مسئله
تفویض اختیار یک تکنیک مهم برای حل مسئله است، به ویژه زمانی که نیاز دارید به یک ضرب الاجل محدود با منابع محدود برسید. تغییر جهت دادن وظایف به سایر اعضای تیم می تواند به شما در دستیابی به اهداف با اولویت بالا یا سازماندهی مجدد گردش کار در زمانی که فردی قادر به حضور در محل کار نیست کمک کند.
استراتژی های تفویض اختیار
در حین واگذاری مسئولیت‌ها به دیگران، هر یک از این استراتژی‌ها را امتحان کنید تا فرآیند را آسان‌تر، سازنده‌تر و سازگارتر کنید.
یاد بگیرید که کمک بپذیرید
تفویض اختیار مؤثر مستلزم آن است که به دیگران اعتماد کنید و نظرات خود را بپذیرید. بسیاری از افرادی که عموماً سخت کوش و فداکار هستند، در واگذاری وظایف به دیگران مشکل دارند، زیرا آنها برای موفقیت شخصی خود بسیار سرمایه گذاری می کنند. یادگیری اعتماد به اینکه افراد دیگر می توانند استانداردهای کیفیت شما را برآورده کنند به شما امکان می دهد به طور مؤثر تفویض اختیار کنید. می‌توانید با شروع کارهای کوچک برای راحت‌تر شدن با فرآیند تفویض اختیار، اعتماد ایجاد کنید و درخواست کمک کنید.
اولویت ها را دسته بندی کنید
یک سیستم واضح برای تعیین اینکه چه زمانی وظایف مختلف باید محول شوند ایجاد کنید. وظایف را بر اساس میزان تلاش آنها، مهارت های درگیر و ضرب الاجل های آینده طبقه بندی کنید. سیستم اولویت شما می تواند به شما کمک کند تا همه چیزهایی را که باید انجام دهید تجزیه و تحلیل کنید و به سرعت آنچه را که باید به دیگران تفویض کنید شناسایی کنید.
بدانید چه زمانی باید تفویض اختیار کنید
تفویض اختیار یک مهارت مهم است، اما همیشه راه حل مناسبی برای یک موقعیت نیست. اگر شما تنها فردی هستید که دارای سطح تخصص مناسب برای انجام یک کار هستید، واگذاری آن به دیگران می تواند منجر به نتیجه ناکافی شود. وقتی همکارانی با زمان و مهارت لازم برای تکمیل کار را به درستی در اختیار دارید، تفویض کنید. مطمئن شوید که مراقب حجم کاری همکاران خود هستید تا در تلاش برای کمک به دیگران غرق نشوند.
تیم خود را مطالعه کنید
با علایق، ناپسندها، نقاط قوت، ضعف و عادات تیم خود آشنا شوید. یک همکار ممکن است بتواند وظایف خاصی را سریعتر از سایرین در تیم شما انجام دهد و داشتن این اطلاعات زودتر از موعد برای تعیین مسئولیت ها به روشی استراتژیک و هدفمند مهم است. دادن وظایفی به تیم خود که از انجام آنها لذت می‌برند و می‌خواهند انجام دهند به آنها کمک می‌کند انگیزه داشته باشند و در پروژه سرمایه‌گذاری کنند.
مطالب مرتبط: ۶ ایده تیم سازی برای محل کار
اختیار تصمیم گیری را تعیین کنید
علاوه بر تعیین وظایف خاص به اعضای تیم خود، در مورد تصمیماتی که آنها صلاحیت اتخاذ آنها را دارند، شفاف باشید. اگر یک کارمند مطمئن نباشد که آیا اختیار تصمیم گیری در مورد یک پروژه را دارد یا خیر، می تواند زمان تکمیل پروژه را کند کند. مستقیماً به تیم خود اطلاع دهید که آنها قدرت و مسئولیت نظارت بر تمام جنبه های یک کار خاص را دارند تا در صورت لزوم توانایی تصمیم گیری را به آنها واگذار کنند.
دستورات واضح بدهید
وقتی کار را به شخص دیگری محول می‌کنید، دستورالعمل‌های دقیقی برای چگونگی و زمان انجام آن از او ارائه دهید. ممکن است مجبور شوید اصول اولیه یک مهارت را به دیگران بیاموزید قبل از اینکه بتوانند آن را در اولین بار به تنهایی تکمیل کنند. خود را برای پاسخ دادن به سؤالات روشنگر در دسترس قرار دهید و به تیم خود کمک کنید تا با فرآیندهای ناآشنا سازگار شوند. در حالی که این کار می‌تواند سرمایه‌گذاری زمان ببرد، از خطاها جلوگیری می‌کند و به همکار اجازه می‌دهد دفعه بعد با آموزش کمتر عملی، کار را انجام دهد.
استدلال خود را توضیح دهید
به تیم خود زمینه روشنی در مورد اینکه چرا آنها را مسئول یک کار جدید می کنید، ارائه دهید. هر زمان که بار کاری منظم شخصی را تغییر می‌دهید، به او بگویید که چرا فکر می‌کردید بهترین فرد برای این کار است و چگونه با محدوده موقعیت یا علایق حرفه‌ای‌اش تناسب دارد. این به همه کمک می‌کند تا احساس کنند شخصاً روی کارشان سرمایه‌گذاری می‌کنند و آنها را تشویق می‌کند تا به جای اینکه احساس کنند در حال انجام کار شخص دیگری هستند، مسئولیت‌های جدید را بر عهده بگیرند.
بررسی کنید
وضعیت وظایف محول شده را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که طبق برنامه انجام می شوند. حتی پس از واگذاری کار به شخص دیگری، باز هم در نهایت مسئول نتیجه آن هستید. انجام کاری به سادگی ارسال یک ایمیل برای پرسیدن اینکه آیا کسی به پشتیبانی نیاز دارد می تواند کل پروژه را در مسیر خود نگه دارد. برخی از افراد ممکن است با نظارت کمتر نسبت به دیگران پیشرفت کنند، بنابراین با تیم خود در مورد اینکه چگونه می توانید به بهترین شکل از آنها حمایت کنید صحبت کنید.
ارائه و جستجوی بازخورد
در طول یک پروژه و پس از آن، ارزیابی کنید که تیم شما چقدر در انجام مسئولیت هایی که به آنها محول کرده اید موفق بوده است. ارائه بازخورد سازنده برای توسعه مهارت های حرفه ای آنها و نشان دادن انتظارات واضح ضروری است. به همین ترتیب، در مورد چالش هایی که در طول کار پیش آمد و چگونه می توانید بهتر از آنها حمایت کنید، بازخورد بخواهید. نظرات همکارانتان می‌تواند به شما کمک کند دستورالعمل‌هایتان را اصلاح کنید یا سبک مدیریتی خود را تغییر دهید تا از جریان کاری آنها بهتر پشتیبانی کنید.
تشکر کنید
با تشکر منظم به تیم خود نشان دهید که از آنها برای انجام وظایفی که به آنها محول می کنید قدردانی می کنید. حتی اگر انجام وظایف اضافی بخشی از موقعیت فردی باشد، قدردانی می تواند کمک زیادی به احساس ارزشمند بودن و اشتیاق به عهده گرفتن مسئولیت های جدید در آینده کند.
مرتبط: ۱۰۰ روش برای تشکر از کسی برای وقتش
و بیشتر بخوانید: