برقراری ارتباط یک مهارت مهم در محیط کار است. برای برقراری ارتباط موثر با دیگران، درک اجزای مختلف درگیر در فرآیند ارتباط بسیار مهم است.
در این مقاله از ایوسی، به تعریف فرآیند ارتباط و اجزای آن می پردازیم و به طور کلی به نحوه عملکرد فرآیند ارتباط می پردازیم.
مطالب مرتبط: مهارت های ارتباطی: تعاریف و مثال ها
فرآیند ارتباط چیست؟
فرآیند ارتباط به مجموعه ای از اقدامات یا مراحل انجام شده به منظور برقراری ارتباط موفقیت آمیز اشاره دارد. این شامل چندین مؤلفه مانند فرستنده ارتباط، پیام واقعی ارسال شده، رمزگذاری پیام، گیرنده و رمزگشایی پیام است. همچنین کانال های ارتباطی مختلفی وجود دارد که در فرآیند ارتباط باید در نظر گرفته شود. این به نحوه ارسال پیام اشاره دارد. این می تواند از طریق رسانه های مختلف مانند صدا، صدا، تصویر، نوشتن ایمیل، فکس یا زبان بدن باشد. هدف کلی فرآیند ارتباط ارائه اطلاعات به فرد یا طرف و درک آنها از آن است. فرستنده باید مناسب ترین رسانه را انتخاب کند تا فرآیند ارتباط با موفقیت انجام شود.
مرتبط: ۴ نوع ارتباط (با مثال)
بخش هایی از فرآیند ارتباط
فرآیند ارتباط دارای اجزای متعددی است که امکان انتقال یک پیام را فراهم می کند. در اینجا قسمت های مختلف وجود دارد:
-
فرستنده: این شخصی است که پیامی را به گیرنده ارسال می کند.
-
پیام: این به اطلاعاتی اشاره دارد که فرستنده در حال انتقال به گیرنده است.
-
کانال ارتباطی: این انتقال یا روش ارسال پیام است.
-
رمزگشایی: این تفسیر پیام است. رمزگشایی توسط گیرنده انجام می شود.
-
گیرنده: گیرنده شخصی است که پیام را دریافت یا دریافت می کند.
-
بازخورد: در برخی موارد، گیرنده ممکن است بازخورد یا پاسخی برای فرستنده داشته باشد. این یک تعامل را شروع می کند.
فرآیند ارتباط چگونه کار می کند؟
برای برقراری ارتباط موفقیت آمیز، مهم است که بفهمید این فرآیند چگونه کار می کند. در اینجا هفت مرحله در فرآیند ارتباط وجود دارد:
مرتبط: ۱۲ استراتژی ارتباطی موثر برای استفاده در محل کار
۱. فرستنده ایده ای را برای ارسال ایجاد می کند
آغاز فرآیند ارتباط شامل ایجاد ایده ای از سوی فرستنده است که قصد دارد آن را برای شخص یا گروهی از افراد دیگر ارسال کند. اساساً، آنها در حال برنامه ریزی کلی موضوع یا اطلاعاتی هستند که می خواهند منتقل کنند.
در این مرحله، فرستنده یک ایده را برای ارسال به شخص یا گروهی از افراد پدیدار می کند و در حال برنامه ریزی موضوع یا اطلاعاتی است که می خواهد به دیگران منتقل کند.
۲. فرستنده پیام را رمزگذاری می کند
هنگامی که فرستنده ایده ای را توسعه می دهد، آن را به شکلی ترجمه می کند که می تواند به شخص دیگری منتقل شود. این بدان معنی است که آنها افکار اطلاعاتی را که می خواهند ارسال کنند به قالب خاصی تبدیل می کنند. برای مثال، اگر در حال نوشتن نامه هستید، ایده خود را به کلمات ترجمه خواهید کرد. پیام همچنین می تواند غیرکلامی، شفاهی یا نمادین باشد.
در این مرحله، فرستنده پیام را به شکلی ترجمه می کند که می تواند به شخص دیگری منتقل شود و افکار اطلاعاتی را به قالب خاصی تبدیل می کند. پیام همچنین می تواند غیرکلامی، شفاهی یا نمادین باشد.
۳. فرستنده کانال ارتباطی مورد استفاده را انتخاب می کند
در مرحله بعد، فرستنده تصمیم می گیرد که پیام چگونه ارسال شود. این شامل انتخاب مناسب ترین رسانه برای پیامی است که در حال انتقال هستند. برخی از رسانه های ارتباطی عبارتند از صحبت کردن، نوشتن، انتقال الکترونیکی یا ارتباط غیرکلامی. اگر در محل کار با هم ارتباط برقرار می کنید، مطمئن شوید که مناسب ترین و حرفه ای ترین کانال ارتباطی را انتخاب کنید.
در این مرحله، فرستنده تصمیم می گیرد که پیام چگونه ارسال شود و به مناسب ترین رسانه برای ارسال پیام تصمیم می گیرد.
۴. پیام از کانال ارتباطی عبور می کند
پس از انتخاب رسانه، پیام فرآیند انتقال را آغاز می کند. روند دقیق این امر به رسانه انتخاب شده بستگی دارد. برای اینکه پیام به درستی ارسال شود، فرستنده باید رسانه مناسب را انتخاب کرده باشد.
در این مرحله، پیام از کانال ارتباطی انتخاب شده عبور می کند و فرستنده باید رسانه مناسب را انتخاب کرده باشد تا پیام به درستی ارسال شود.
۵. پیام توسط گیرنده دریافت می شود
سپس پیام توسط گیرنده دریافت می شود. این مرحله در فرآیند ارتباط با شنیدن پیام، دیدن آن، احساس آن یا شکل دیگری از دریافت انجام می شود.
در این مرحله، گیرنده پیام را دریافت می کند و این مرحله در فرآیند ارتباط با شنیدن پیام، دیدن آن، احساس آن یا شکل دیگری از دریافت انجام می شود.
۶. گیرنده پیام را رمزگشایی می کند
سپس گیرنده پیام فرستنده را رمزگشایی می کند. به عبارت دیگر، آن را تفسیر می کنند و به فکر تبدیل می کنند. پس از انجام این کار، پیام را تجزیه و تحلیل می کنند و سعی می کنند آن را درک کنند. فرآیند ارتباط زمانی به طور مؤثر انجام می شود که فرستنده و گیرنده برای پیام ارسال شده معنای یکسانی داشته باشند.
در این مرحله، گیرنده پیام را رمزگشایی می کند و سعی می کند پیام را درک کند و در صورتی که فرستنده و گیرنده برای پیام ارسال شده معنای یکسانی داشته باشند، فرآیند ارتباط به طور مؤثر انجام می شود.
۷. در صورت وجود، گیرنده بازخورد ارائه می کند
در نهایت، مگر اینکه این یک ارتباط یک طرفه باشد، گیرنده بازخوردی را در قالب یک پاسخ به فرستنده اصلی پیام ارائه می دهد. بازخورد این توانایی را در اختیار گیرنده قرار می دهد که فرستنده را تضمین کند که پیام او به درستی دریافت و تفسیر شده است. بین دو نفر، این ارتباط دو طرفه است.
در نهایت، گیرنده بازخوردی را به عنوان پاسخ به فرستنده اصلی پیام ارائه می دهد و فرستنده تضمین می کند که پیام او به درستی دریافت و تفسیر شده است.
نکاتی برای بهبود فرآیند ارتباط
در اینجا نکاتی وجود دارد که باید برای بهبود مهارت های ارتباطی و به طور کلی روند ارتباطی خود در نظر بگیرید:
-
پیام خود را ساده کنید: برای اینکه مطمئن شوید پیام شما به درستی درک شده است، باید زبان خود را ساده و دقیق نگه دارید.
-
مخاطبان خود را بشناسید: همچنین مهم است که مخاطبانی که پیام شما را دریافت می کنند و همچنین نیازها و علایق آنها در نظر بگیرید.
-
شنونده خوبی باشید: به عنوان یک ارتباط دهنده، مهم است که فعالانه به آنچه اطرافیانتان می گویند گوش دهید. این اطمینان حاصل می کند که شما پیام درستی را ارسال می کنید.
-
سؤال بپرسید: همچنین مهم است که سؤالات خوبی بپرسید تا ارتباطات جریان داشته باشد. مطمئن شوید که سوالات شما روشنگر و جذاب هستند.
-
برای پاسخ دادن وقت بگذارید: هنگام برقراری ارتباط، مهم است که در نظر بگیرید چگونه ممکن است به یک شخص پاسخ دهید تا مطمئن شوید که می‌دانید چه می‌خواهید بگویید.
-
زبان بدن خود را در نظر بگیرید: اگر از طریق رسانه دیگری ارتباط برقرار می کنید، مهم است که مراقب زبان بدن خود باشید. علاوه بر این، از زبان بدن فردی که با او در ارتباط هستید نیز آگاه باشید.
-
ارتباط چشمی را حفظ کنید: همچنین مهم است که با فرد یا گروهی که با او در ارتباط هستید ارتباط برقرار کنید. این نشان می دهد که شما فعالانه به افرادی که با آنها ارتباط برقرار می کنید گوش می دهید.
-
در صورت نیاز پیام خود را روشن کنید: اگر گیرنده پیام شما در مورد آنچه می خواهید بگویید واضح نیست، مهم است که پیام خود را روشن کنید. این به آنها کمک می کند تا شما را بهتر درک کنند.